Basis-Checkliste für die Auswahl einer Reklamationskanal-Software

Ob aus dem Einkaufsbereich, aus der IT oder direkt aus der Compliance, oft ist es schwierig, die grundlegende Liste der Anforderungen zu definieren, die ein Ethik- oder Beschwerdekanal erfüllen muss, die wir in unsere Organisation integrieren möchten. Wir haben eine grundlegende Checkliste für die Auswahl einer Whistleblower- / Ethikkanal-Software erstellt, die dem Team helfen kann, das nach einem oft unbekannten Produkt suchen muss.

Vielfach sind sie Teil eines Reklamationskanals per E-Mail, und um die Vorschriften einzuhalten, wird ein Marktprodukt gesucht. In diesem anderen Beitrag haben wir bereits kommentiert die verschiedenen Alternativen zur Implementierung eines Beschwerdekanals .

Einkaufsverantwortliche, insbesondere der IT, müssen viele Faktoren berücksichtigen, um einen guten Kaufprozess für eine neue Software durchführen zu können. Um Ihnen im konkreten Fall eines ethischen Kanals / einer Lösung für einen Beschwerdekanal / einer Software zu helfen, haben wir eine Checkliste oder Schlüsselelemente erstellt, die bei der Auswahl eines Beschwerdekanals berücksichtigt werden sollten.

Ein Beschwerdekanal / ethischer Kanal / Whistleblower-Kanal ist eine Lösung, die im Allgemeinen nur eingeschränkt verwendet werden kann, aber bei der Verwaltung von Informationen, die einen starken Einfluss auf die Organisation haben können, muss sie in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen sehr robust sein.

Basis-Checkliste für die Auswahl einer Reklamationskanal-Software

GRUNDFUNKTIONALITÄT

  • Konfiguration eines Kanals im Erscheinungsbild des Unternehmens, der Professionalität und Markenimage vermittelt.
  • Systemkonfiguration ohne Programmierung.
  • Personalisierung der Kategorien.
  • Kommunikationsmanagementflüsse. Wer kann was.
  • Hinweise und Benachrichtigungen.
  • Hilft, definierte Fristen einzuhalten.
  • Benutzerverwaltung.
  • Audit, Rückverfolgbarkeit und Nachweis.
  • Anonyme Kommunikation mit Whistleblower.
  • Einheitliches Management unterschiedlicher Berichtskanäle.
  • Normative Einstellungen Privatsphäre, Vertraulichkeit und Datenschutz.

ERWEITERTE FUNKTIONALITÄT

  • Zertifikate / Zeitstempel.
  • Zugriffs-App. Beurteilen Sie, ob es für die Art der Funktionalität sinnvoll ist.
  • Intelligente Anonymisierung von Inhalten.
  • Übersetzung des Inhalts der Mitteilung.
  • Möglichkeit der Integration mit LDAP / Corporate Active Directory.
  • Integrations-API.

LIZENZMODELL

  • Es gibt Lösungen in der Cloud und andere beim Kunden zu Hause installiert.
  • Aufgrund der Art der bereitgestellten Informationen und des Dienstes handelt es sich um Software, die typischerweise im Service-/Saas-Modus beauftragt werden kann.
  • Prüfen Sie, ob es sinnvoll ist, ein Open-Source-System zu verwenden.

KOSTENMODELL

  • Kosten pro Mitarbeiter.
  • Verwaltungsinterne Benutzerkosten.
  • Kosten für Abrechnungsvolumen.
  • Kosten nach Anzahl der Tochtergesellschaften.
  • Kosten nach Anzahl der Kanäle.
  • Versteckte Kosten, zum Beispiel durch Open Source.

SICHERHEIT DER INFORMATIONEN

  • Sicherheitsmaßnahmen im Design der Lösung. Datenverschlüsselung, Zugriffsschutz, sichere Kanäle, …
  • Einhaltung des Datenschutzrechts.
  • Bei Cloud-/Saas-Lösungen Standort des Dienstes.
  • Informationssicherheitszertifizierungen, empfohlen, nicht zwingend erforderlich.
  • Sprache des Support- und Implementierungsteams.
  • Systeme zur Verhinderung von Cyberangriffen.

NORMATIV

ERGÄNZENDE DIENSTLEISTUNGEN

  • Unterstützung bei der Implementierung oder Self-Service.
  • Ist eine Auslagerung des Beschwerdemanagements notwendig?
  • Ist es notwendig, einen Ethikkodex zu definieren?
  • Möchten Sie einen Compliance-Plan implementieren?

In diesem letzten Abschnitt möchten wir betonen, dass die technologische Plattform des Betreibers / Compliance-Beraters, der sie verwalten könnte, differenziert sein sollte, um Unabhängigkeit zu gewährleisten und die Technologie oder den Betreiber wechseln zu können, wenn einer der beiden dies zu einem beliebigen Zeitpunkt tut nicht als entsprechende Form funktionieren. Rechtsanwälte / Berater sind Experten im Umgang mit Beschwerden, Technologen in der Bereitstellung geeigneter Werkzeuge zur Lösung eines Bedarfs.

Natürlich gibt es noch mehr Kriterien oder Bewertungselemente, aber wir glauben, dass diese die wichtigsten sind, wenn Sie entscheiden, welche Lösung wir in unserer Organisation implementieren möchten.

Und denken Sie immer an die Kriterien einer ausreichenden Lösung für den von uns abgedeckten Bedarf. Im Allgemeinen ist es nicht ratsam, für etwas, das nicht benötigt wird, mehr zu bezahlen.

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