Zwei der gefragtesten Konzepte in der Rechts-/Wirtschaftswelt in den letzten Wochen des Jahres 2021 und den ersten Wochen des Jahres 2022 sind und bleiben zweifellos der „Whistleblowing-Kanal“ und das „Whistleblowing“. Ursache ist eine neue Richtlinie, die am 17. Dezember hätte umgesetzt werden sollen und für das erste Quartal 2022 ansteht.
In diesem Artikel werden wir versuchen, eine Zusammenfassung zu erstellen, um zu diesem Thema in 5 Minuten von null auf hundert zu kommen. Wir werden es in Form von Fragen und Antworten tun.
Was ist die Europäische Whistleblower-Richtlinie oder EU 2019/1937?
Die EU-Richtlinie 2019/1937 oder der Whistleblower ist eine europäische Richtlinie, die Organisationen betrifft, die innerhalb der EU tätig sind, und deren Hauptziel es ist, Whistleblower zu schützen, die Unregelmäßigkeiten melden, die in einer Organisation vorkommen. Zunächst sind die Unregelmäßigkeiten betroffen, die sich auf die Kassen der Gewerkschaft auswirken, wie unter anderem Korruption, Umwelt, Geldwäsche, öffentliche Gesundheit, Sicherheit.
Die Richtlinie musste von den verschiedenen Ländern bis zum 17.12.21 umgesetzt werden. Nur wenige Länder, Dänemark, Schweden oder Portugal, haben es getan, der Rest, einschließlich Spanien, hat es noch in der Schwebe und es wird für das erste Quartal 2022 erwartet. Die Umsetzung könnte einige Änderungen am ursprünglichen Geltungsbereich der Richtlinie bewirken und sie restriktiver machen, aber zu diesem Zeitpunkt ist nicht bekannt, wie es in Spanien sein wird.
Der Kernpunkt der Richtlinie ist der Schutz des Beschwerdeführers, aber sie hat eine gesetzliche Anforderung, die Auswirkungen auf viele Organisationen haben wird. Alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen zwingend einen internen Beschwerdekanal haben. Ebenso müssen öffentliche Einrichtungen mit mehr als 10.000 Einwohnern ebenfalls einen Kanal haben.
Auch wenn bei der Richtlinie häufig der Beschwerdekanal im Vordergrund steht, ist dieser zwar nicht das Wichtigste, kann aber je nach Größe der Organisation verpflichtend umgesetzt werden.
Was ist ein Beschwerdekanal?
Es handelt sich um ein Informationssystem, das den vertraulichen und sogar anonymen Austausch von Informationen zwischen einer Person/einem Hinweisgeber und der Organisation ermöglicht. Der Name des Beschwerdekanals ist nicht der beste, im Englischen spricht man von „Whitleblowing“, was mit Whistleblower übersetzt werden könnte. Sie sind gleichbedeutend mit dem Meldekanal und vielleicht mit einer neutraleren Bedeutung: Ethischer Kanal, Alarmkanal, Compliance-Kanal oder Whistleblowing-Kanal.
In Spanien wurde versucht, nicht von einem Beschwerdekanal zu sprechen, aber mit der Übersetzung der Richtlinie, die sich auf einen Beschwerdekanal bezieht, wird es schwierig sein, das Konzept in etwas weniger „Negatives“ zu ändern.
Wozu dient ein Meldekanal?
Dank der Meldekanäle verfügt jeder, der eine Unregelmäßigkeit feststellt, über einen einfachen Mechanismus, um diese zu melden und bei Bedarf deren Identifizierung und Korrektur zu erleichtern. Bei den Meldewegen sind die „Polizei“ die Mitarbeiter, Kunden und/oder Lieferanten selbst. Mit der Richtlinie wird der Whistleblower vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt.
Es gibt verschiedene Vorschriften, die die Implementierung eines Kanals erfordern…
- Geldwäsche
- Europäische Richtlinie 2019/1937
- Strafrechtliche Compliance
- ISO37301
- Gleichstellungspläne
Wer sollte einen Meldekanal verwalten?
Der Kanal muss von einer unabhängigen Person geleitet werden, die ohne Druck arbeiten kann, um die Bemühungen des Kanals gewissenhaft ausführen zu können. Es muss nicht zwingend jemand außerhalb der Organisation sein, aber in Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern spricht die Richtlinie ausdrücklich davon, einen Kanal zu haben, der von mehreren Organisationen geteilt wird.
Es ist wichtig, dass der Channel-Manager die Verwaltungsprotokolle und den durchzuführenden Prozess genau kennt. Für bestimmte Kanäle, wie z. B. Belästigungskanäle, kann es erforderlich sein, dass der Kanalmanager einen bestimmten Abschluss hat.
Sind Meldewege obligatorisch?
Die Meldewege sind zwingend vorgeschrieben, um bestimmte Vorschriften einzuhalten. Obwohl die Einhaltung von Strafvorschriften nicht obligatorisch ist, ist es daher obligatorisch, einen Meldekanal zu implementieren, wenn sie implementiert wird.
Mit der neuen Richtlinie und in Ermangelung der Einzelheiten der Umsetzung in Spanien wird sie im Laufe des Jahres 2022 für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern und die öffentliche Verwaltung obligatorisch sein. Es wird auch für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern gelten, aber alles deutet darauf hin, dass die Laufzeit bis 2023 geht.
Ebenfalls aufmerksam sind bestimmte vom Geldwäschepräventionsgesetz betroffene Branchen, die unabhängig von der Mitarbeiterzahl einen Kanal haben müssen.
Was ist der Whistleblower?
Der Whistleblower ist der angelsächsische Begriff für den Whistleblower oder Beschwerdeführer, die Person, die die Beschwerde einleitet.
Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Meldekanal?
Je nachdem, wen Sie fragen, erklären sie Ihnen das eine oder andere. Nach der Beschreibung der europäischen Richtlinie verstehen wir, dass der interne Kanal derjenige ist, der von der Organisation (Unternehmen oder öffentliche Einrichtung) eingerichtet werden muss, um Beschwerden in erster Linie, wie in der Richtlinie angegeben, innerhalb der Organisation selbst zu lösen. Der interne Kanal wiederum kann sowohl die Software als auch das Management „auslagern“. Tatsächlich wird empfohlen, zumindest die Software auszulagern, um mögliche Manipulationen durch Personal aus der Organisation selbst zu vermeiden.
Der externe Kanal ist derjenige, der von einer öffentlichen Stelle eingerichtet werden muss, um Beschwerden, die über einen internen Kanal übermittelt, aber nicht angemessen gelöst wurden, Kontinuität zu verleihen.
Welche Elemente sind der Schlüssel zur korrekten Implementierung eines Whistleblowing-Kanals?
Die drei Schlüsselelemente für eine korrekte Implementierung eines Beschwerdekanals sind:
- Definieren Sie das Kanalprotokoll und den Datenschutz. Es ist sehr wichtig, den spezifischen Umfang des Kanals zu definieren, da dasselbe Tool für verschiedene Zwecke verwendet werden kann und die Benutzer zuvor darüber informiert werden müssen, was damit gemeldet werden kann und was nicht.
- Implementieren Sie ein Tool mit Sicherheitsgarantien. Es wird empfohlen, ist aber nicht unbedingt erforderlich, dass es ISO27001-zertifiziert ist und über einen Mechanismus verfügt, um in die Benutzerauthentifizierungssysteme des Unternehmens, azureAD, Google oder ähnliches integriert werden zu können.
- Schulung und Verbreitung der Existenz des Kanals, um seine Nutzung zu fördern.
Was sagt der Datenschutz zu Meldewegen?
Gemäß dem Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung digitaler Rechte, Art. 24 der Sonderregel:
1. Die Einrichtung und Pflege von Informationssystemen, durch die eine Person des Privatrechts, auch anonym, auf die darin enthaltene Provision oder auf die Handlungen von Dritten aufmerksam gemacht werden kann, die mit ihr einen Vertrag abschließen, ist rechtmäßig gegen die gegebenenfalls geltenden allgemeinen oder sektoralen Vorschriften verstoßen. Mitarbeiter und Dritte müssen über die Existenz dieser Informationssysteme informiert werden.
2. Der Zugriff auf die in diesen Systemen enthaltenen Daten ist ausschließlich auf Personen beschränkt, die, unabhängig davon, ob sie innerhalb des Unternehmens registriert sind oder nicht, interne Kontroll- und Compliance-Funktionen ausüben, oder auf die für die Behandlung Verantwortlichen, die zu diesem Zweck benannt werden können. Ihr Zugriff durch andere Personen oder sogar ihre Weitergabe an Dritte ist jedoch rechtmäßig, wenn dies für die Verabschiedung von Disziplinarmaßnahmen oder für die Bearbeitung von gegebenenfalls laufenden Gerichtsverfahren erforderlich ist.
Ungeachtet der Meldung von Handlungen, die eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit darstellen, an die zuständige Behörde wird Personal mit Personalmanagement- und Kontrollfunktionen nur dann Zugang gewährt, wenn gegen einen Arbeitnehmer Disziplinarmaßnahmen verhängt werden könnten.
3. Es müssen die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden, um die Identität zu wahren und die Vertraulichkeit der Daten der von den Informationen betroffenen Personen zu gewährleisten, insbesondere der Person, die die Stelle im Falle des Falles auf den Sachverhalt aufmerksam gemacht hätte dass es identifiziert wurde.
4. Die Daten der meldenden Person sowie der Mitarbeiter und Dritten dürfen nur so lange im Beschwerdesystem aufbewahrt werden, wie es für die Entscheidung über die Angemessenheit der Einleitung einer Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts erforderlich ist.
In jedem Fall sind die Daten nach Ablauf von drei Monaten seit der Eingabe aus dem Beschwerdesystem zu entfernen, es sei denn, der Zweck der Aufbewahrung besteht darin, Beweise für das Funktionieren des Modells zur Verhinderung der Begehung von Straftaten durch die Justiz zu hinterlassen Person. Nicht bearbeitete Beschwerden dürfen nur anonym erfasst werden, ohne dass die in Artikel 32 dieses Organgesetzes vorgesehene Sperrpflicht anwendbar ist.
Nach dem im vorstehenden Absatz genannten Zeitraum können die Daten von der entsprechenden Stelle gemäß Abschnitt 2 dieses Artikels weiter verarbeitet werden, um den gemeldeten Sachverhalt zu untersuchen, und nicht im internen Beschwerdeinformationssystem selbst gespeichert werden.
5. Die Grundsätze der vorherigen Abschnitte gelten für die internen Beschwerdesysteme, die in den öffentlichen Verwaltungen eingerichtet werden könnten.
Werde ich viele Beschwerden über den Kanal erhalten?
Scheuen Sie sich nicht, einen Beschwerdekanal einzurichten. Die Anzahl der Beschwerden hängt mit der Größe des Unternehmens und seiner Kultur zusammen. Ein Kanal ist als vorbeugendes Instrument gedacht und dient dazu, schlechte Praktiken zu erkennen und zu korrigieren. Die Kultur bevorzugt keine Berichterstattung, daher ist es nicht üblich, zu viele Beschwerden zu erhalten, solange sich die Kultur auf allgemeiner Ebene und in der Organisation nicht ändert.
