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Qu’est-ce qu’un système d’information interne ?

Avec le nom de système d’information interne, nous pourrions faire référence à une multitude de systèmes d’information, mais en Espagne, dans le domaine du projet de loi réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, nous nous référons aux outils qui sont mis en œuvre faciliter la communication directe des violations aux organisations.

Communément appelé canal de plainte ou canal déontologique, le législateur a rebaptisé ces systèmes du nom de « système d’information interne ». Afin d’éliminer le mot à caractère négatif de réclamation, il a été décidé par cette appellation : « système d’information interne ». À notre avis, il est trop général, mais nous l’accepterons sûrement bientôt comme substitut du canal de plainte.

Ainsi, le système d’information interne sera le canal assuré par les entreprises et l’administration publique comme premier niveau de gestion des alertes ou des communications. Ce système sera géré en interne par les membres de l’organisation ou la gestion pourra être sous-traitée à un tiers. Le système d’information interne doit être mis en place dans toutes les entreprises de 50 salariés ou plus et dans les différents services de l’administration publique. Bien qu’il s’agisse pour le moment d’un projet de loi préliminaire, il est censé être approuvé au cours du deuxième trimestre de 2022. L’avant-projet mentionne les dates auxquelles il sera obligatoire d’implanter le système dans les différentes organisations. Concrètement, 3 mois à compter de l’entrée en vigueur de la loi pour les entreprises de plus de 250 salariés et jusqu’au 01/01/2023 pour celles de 50 à 250 salariés. Les dates sont très serrées, par exemple au Portugal on a donné 6 mois pour la mise en place des systèmes dans les entreprises. Il est possible que les dates soient modifiées lors de la publication de la loi, car si elles ne vont pas vite les dates initiales ne seront pas respectées.

Contrairement à la directive européenne (UE) 2019/1937 qui transpose cette loi, la dénomination des systèmes internes est différente de celle des systèmes externes. Les internes, ceux qui affectent les plaintes de l’organisation elle-même, sont ceux qui seront gérés par le « système d’information interne », que sa gestion soit interne ou externalisée à un tiers. En revanche, les systèmes externes, ceux qui doivent être fournis par une entité publique et qui serviront à couvrir les alertes qui ne sont pas correctement gérées par les systèmes d’information internes, sont appelés canaux de communication externes et non systèmes d’information externes.

Nous serons attentifs à la publication de la loi, pour voir si les noms sont maintenus, comme tout semble l’indiquer, ou s’il y a un changement de dernière minute pour faire une nomenclature moins générale.

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