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Che cos’è un sistema informativo interno?

Con il nome sistema informativo interno potremmo fare riferimento a una moltitudine di sistemi informativi, ma in Spagna, nell’ambito del disegno di legge che disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, ci riferiamo agli strumenti che vengono implementati per facilitare la comunicazione diretta delle violazioni alle organizzazioni.

Chiamato comunemente canale dei reclami o canale etico, il legislatore ha ribattezzato questi sistemi “sistema informativo interno”. Con lo scopo di eliminare la parola con un carattere negativo di denuncia, si è scelto questo nome: “sistema informativo interno”. A nostro avviso è troppo generico, ma sicuramente presto lo accetteremo come sostituto del canale dei reclami.

Il sistema informativo interno sarà quindi il canale fornito dalle aziende e dalla pubblica amministrazione come primo livello di gestione delle segnalazioni o delle comunicazioni. Questo sistema sarà gestito internamente dai membri dell’organizzazione o la direzione potrà essere esternalizzata a terzi. Il sistema informativo interno deve essere implementato in tutte le aziende con 50 o più dipendenti e nei diversi enti della pubblica amministrazione. Sebbene al momento si tratti di un disegno di legge preliminare, dovrebbe essere approvato nel secondo trimestre del 2022. La bozza preliminare menziona le date in cui sarà obbligatorio implementare il sistema nelle diverse organizzazioni. Nello specifico, 3 mesi dall’entrata in vigore della legge per le aziende con più di 250 dipendenti e fino al 1/1/2023 per quelle con un numero compreso tra 50 e 250 dipendenti. Le date sono molto strette, ad esempio in Portogallo hanno concesso 6 mesi per l’implementazione dei sistemi nelle aziende. È possibile che le date vengano modificate al momento della pubblicazione della legge, poiché se non passano rapidamente le date iniziali non verranno rispettate.

A differenza della Direttiva Europea (UE) 2019/1937 che recepisce questa legge, la denominazione dei sistemi interni è diversa da quelli esterni. Quelli interni, quelli che incidono sui reclami dell’organizzazione stessa, sono quelli che saranno gestiti dal “sistema informativo interno” indipendentemente dal fatto che la sua gestione sia interna o esternalizzata a terzi. I sistemi esterni, invece, quelli che devono essere forniti da un ente pubblico e che serviranno a coprire le segnalazioni non correttamente gestite dai sistemi informativi interni, sono detti canali di comunicazione esterni e non sistemi informativi esterni.

Staremo attenti alla pubblicazione della legge, per vedere se i nomi vengono mantenuti, come tutto sembra indicare, o se c’è una modifica dell’ultimo minuto per fare una nomenclatura meno generale.

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