Ci avviciniamo alla scadenza per il recepimento della direttiva europea 2019/1937 per la tutela del whistleblower di dicembre 2021 e, tra l’altro, le aziende con più di 50 dipendenti devono gradualmente implementare il proprio canale di denuncia. Come dice la direttiva, sarà un tassello fondamentale e obbligatorio avere un canale interno per i reclami. I clienti ci chiedono modelli di canale di reclamo.
Molte organizzazioni si stanno attualmente affrettando per l’implementazione, abbiamo preparato alcune idee per definire un modello di framework di canale per le organizzazioni.
Parleremo di un canale di reclami, per via della sua traduzione nella direttiva europea. Altri significati equivalenti del canale di segnalazione potrebbero essere: canale etico, canale di conformità, canale di irregolarità o canale di allerta, tra gli altri. Per analogia con la direttiva si parla di canale di denuncia.
Modello del canale dei reclami. Struttura.
- Definire la politica del canale
- Ambito / ambito del canale
- Tipologia di irregolarità gestite
- Processi di gestione del canale
- Chi gestisce il canale e le relative indagini
- Negoziazione/consultazione con i rappresentanti dei lavoratori
- Impianto del canale
- Configura immagine cliente
- Adattarsi alla politica definita
- Convalida protocolli
- Comunicazione e diffusione
- Comunicare l’esistenza e la portata del canale all’organizzazione
- Piano di comunicazione
- Manuale del dipendente
- Nuovi contratti
- Comunicazioni regolari di sensibilizzazione
- Video
- Addestramento
- Ai gestori di canale
- Per canalizzare gli utenti, adattati ai diversi profili dell’organizzazione
- Monitoraggio e supervisione del canale
Esempi di policy sui canali di reclamo.
Gli esempi sono spesso utili o stimolanti. In questo senso, poiché le politiche dei canali etici oi reclami sono solitamente pubbliche, abbiamo realizzato una piccola raccolta come riferimento di esempi di canali di reclamo che servono come ispirazione in un modello di canale di reclamo.
- REPSOL Codice Etico e di Condotta Repsol
- Politica operativa del canale etico di ACS
- Protocollo della Fondazione ISGLOBAL per la gestione, l’indagine e la risposta esterna dei reclami
- Grupo Azcoyen POLITICA DEL CANALE DEI RECLAMI – Grupo Azkoyen
- Codice etico e principi aziendali di CaixaBank – CaixaBank
- POLITICA DEL CANALE DI ETICA E CONFORMITÀ Cepsa – Cepsa
- Codice Etico e Conformità Legale Indra – Indra
Per quanto riguarda lo strumento tecnologico che supporta il processo, sono ancora molte le organizzazioni che utilizzano una mail o un form interno sul web. Nella maggior parte dei casi, non vengono rispettati due principi obbligatori, riservatezza e anonimato.
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