Devi implementare il canale dei reclami o il canale etico della tua organizzazione e non sai quale strategia seguire? Stai cercando il miglior canale per i reclami da implementare nella tua organizzazione? Hai bisogno di aiuto per implementare un canale di reclami adeguato per la tua organizzazione?
In questo post cercheremo di rispondere a queste e ad altre domande sull’implementazione di un canale di reclamo nella tua azienda, che, come sicuramente saprai, sarà presto obbligatorio per tutte le aziende che fatturano più di 10 milioni di euro o hanno 50 o più dipendenti. secondo la direttiva europea 2019/1937 che sarà presto recepita in Spagna.
Qual è la migliore strategia per implementare un canale whistleblower/etico?
Non esiste una risposta univoca, dipende da molti fattori. Non tutte le soluzioni sono ottimali per qualsiasi scenario. Alcuni andranno fuori budget, altri saranno troppo complessi o semplici ea seconda dell’organizzazione dovremo porre maggiormente l’accento su uno o l’altro aspetto. Ci sono diversi criteri per prendere decisioni.
Sicuramente la prima è la dimensione dell’azienda ea questa legata i volumi di informazioni gestite e il team che fornirà supporto. Non è lo stesso implementare un canale per una banca, che per una piccola PMI con 300 dipendenti. Sia nel volume dei reclami, come nella complessità dell’implementazione/dimensione dell’organizzazione, la variabilità è molto ampia. La base della necessità è la stessa, ma la complessità della gestione e della configurazione è molto diversa. Ci sono soluzioni pensate per le grandi aziende, e altre meno configurabili pensate per le PMI. L’obiettivo è soddisfare il requisito nel modo più efficiente (costi, sicurezza, semplicità, …) per l’organizzazione. Soluzioni pensate per le grandi organizzazioni difficilmente adatte alle PMI e viceversa.
Ciò che deve essere chiaro è che esistono diversi aspetti legali della riservatezza, dell’anonimato e del rispetto della LOPD. In questo senso, devi stare attento a implementare soluzioni rapide come un’e-mail o un tuo modulo sul web. A quanto pare stiamo creando un canale di reclami, ma non ottemperando alle normative che ci obbligano ad attuarlo. Quindi, attenzione a questo punto, bisogna cercare una soluzione che rispetti le normative, soprattutto riservatezza, anonimato e rispetto della LOPD.
Qual è il miglior canale di reclamo/etico?
Non c’è nemmeno una risposta chiusa a questa domanda. Ogni software, ogni soluzione ha i suoi punti di forza e di debolezza. Per noi la soluzione ottimale è quella che è stata progettata per rispettare rigorosamente le normative, ma allo stesso tempo è progettata in un codice utente. L’obiettivo è rendere la vita più facile sia agli utenti interni che a quelli esterni.
Negli ultimi tempi sono comparsi alcuni canali di segnalazione che vengono implementati con un’app. L’abbiamo considerato durante la progettazione di ithikios e inizialmente l’abbiamo scartato. Le app richiedono il download e l’installazione su un dispositivo mobile. Questo punto invalida l’eventuale segnalazione anonima, o quantomeno deve generare un atto di fede da parte del denunciante. Se implementiamo un canale in modo che chiunque sia legato all’azienda possa facilmente fare una segnalazione in tutta tranquillità. Sicuramente l’app non è l’opzione che genera la massima fiducia.
Le app che sono sul mercato da più tempo possono sembrare più affidabili. Ma sicuramente sono progettati con architetture vecchie e con scarso orientamento all’utente. Dal momento che dobbiamo implementare il canale, rendiamo il suo utilizzo amichevole ed efficiente.
Quella dovrebbe hai un buon canale etico/di segnalazione?
Ovviamente qualsiasi soluzione in questa categoria dovrebbe avere le funzionalità minime richieste dalle normative, sostanzialmente:
- Sicurezza e conformità LOPD.
- Canale di comunicazione anonimo a due vie con il denunciante.
- Flusso di lavoro interno per assistere nella gestione del reclamo.
- Gestione delle prove.
- Controllo accessi e utenti per profili.
Agli elementi di base, dovremmo aggiungere i differenziali. Per noi sono:
- Facilitare il self-service per ridurre i costi. Self-service del denunciante e dei channel manager.
- Gestore di attività, allarmi e altri tipi di aiuto per garantire facilmente il rispetto delle scadenze richieste.
- Semplice da creare e configurare il canale.
- Acceleratori di gestione
- Design incentrato sull’utente.
In ithikios abbiamo sviluppato un canale di segnalazione, molto facile da implementare, facile da configurare e flessibile. Il nostro obiettivo sono le PMI e la nostra soluzione è progettata pensando a loro. Non diremo che è il miglior canale di reclami, ma è un moderno canale di reclami progettato in modo che gli utenti non debbano preoccuparsi della tecnologia. Se vuoi vedere una demo di ithikios, puoi richiederlo da qui . Se preferisci puoi provalo gratuitamente da qui .
