Sem dúvida, dois dos conceitos mais procurados no mundo jurídico/empresarial nas últimas semanas de 2021 e as primeiras semanas de 2022 estão a ser e serão o “canal de denúncia”. Uma nova diretiva que deveria ser transposta a 17 de dezembro e que está pendente para o primeiro trimestre de 2022, é a causa.
Neste artigo tentaremos fazer um resumo para passar de zero a cem sobre este tema em 5 minutos. Fá-lo-emos sob a forma de perguntas e respostas.
O que é a Diretiva Europeia de Denunciantes ou a UE 2019/1937?
A Diretiva 2019/1937 da UE ou whistleblower é uma diretiva a nível europeu que afeta organizações que operam a nível da UE e tem como principal objetivo proteger os denunciantes que denunciam qualquer irregularidade que esteja a ocorrer numa organização. Inicialmente, as irregularidades afetadas são aquelas que têm impacto nos cofres do sindicato, como a corrupção, o ambiente, o branqueamento de capitais, a saúde pública, a segurança, entre outros.
A diretiva teve de ser transposta pelos diferentes países antes de 17/12/21. Poucos países, Dinamarca, Suécia ou Portugal o fizeram, o resto, incluindo Espanha, tem-no pendente e está previsto para o primeiro trimestre de 2022. A transposição pode alterar o âmbito de aplicação inicial da diretiva, tornando-a mais restritiva, mas, de momento, não se sabe como será em Espanha.
O ponto-chave da política é a proteção do denunciante, mas eles têm um requisito legal que terá impacto em muitas organizações. Todas as empresas com 50 ou mais trabalhadores devem ter um canal de reclamação interna numa base obrigatória. Da mesma forma, as entidades públicas de mais de 10.000 cidadãos também devem ter um canal.
Embora quando se fala da diretiva, muitas vezes se centre no canal de reclamações, esta não é a coisa mais importante, mas pode ser obrigatória implementá-la dependendo da dimensão da organização.
O que é um canal de denúncia?
É um sistema de informação que permite a troca de informações entre uma pessoa/denunciante e a organização de forma confidencial e até anónima. O canal de nome da denúncia, talvez não seja o melhor, em inglês fala do “Whitleblowing” que poderia ser traduzido para alerta. São sinónimo de um canal de denúncia e talvez com um significado mais neutro: canal ético, canal de alerta, canal de conformidade ou canal de denúncia.
Em Espanha, foi feita uma tentativa de não falar de um canal de reclamações, mas com a tradução da diretiva referente a um canal de reclamações, será difícil mudar o conceito para um menos “negativo”.
Qual é o propósito de um canal de denúncia?
Graças aos canais de reporte, qualquer pessoa que identifique uma irregularidade tem um mecanismo simples para comunicá-la e facilitar a sua identificação e correção, se for caso disso. Com canais de reporte, a “polícia” são os funcionários, clientes e/ou fornecedores em si. Com a diretiva, o denunciante está protegido contra possíveis represálias.
Existem diferentes regulamentos que exigem a implementação de um…
- Branqueamento de capitais
- Diretiva Europeia 2019/1937
- Conformidade Criminal
- ISO 37301
- Planos para a igualdade
Quem deve gerir um canal de denúncia?
O canal deve ser gerido por alguém independente que possa trabalhar sem pressão para poder realizar diligentemente a gestão do canal. Não é obrigatório que seja alguém fora da organização, mas em organizações com menos de 250 funcionários, a diretiva fala explicitamente de poder ter um canal partilhado por várias organizações.
É importante que o gestor do canal seja claro sobre os protocolos de gestão e sobre o processo que deve ser realizado. Para certos canais, como o assédio, pode ser necessário que o gestor do canal tenha uma qualificação específica.
Os canais de reporte são obrigatórios?
Os canais de reporte são obrigatórios para cumprir determinados regulamentos. Assim, embora o cumprimento criminal não seja obrigatório, se for implementado, é obrigatório implementar um canal de reporte.
Com a nova diretiva e na ausência de detalhes da transposição em Espanha, será obrigatória em 2022 para empresas com 250 ou mais trabalhadores e administração pública. Será também para empresas com mais de 50 colaboradores, mas tudo indica que o prazo será até 2023.
Atenta também, certos sectores afetados pela Lei de Prevenção do Branqueamento de Capitais, que deve ter um canal independentemente do número de trabalhadores.
O que é whistleblower?
Whistleblower é o termo anglo-saxónico com o qual o denunciante ou denunciante é chamado, a pessoa que inicia a denúncia.
Qual é a diferença entre um canal de denúncia interna e externo?
Dependendo de quem perguntares, eles vão explicar uma coisa ou outra. Nós, seguindo a descrição da diretiva europeia, entendemos que o canal interno é aquele que a organização (empresa ou entidade pública) deve implementar para resolver as queixas em primeira instância, como indicado na diretiva, dentro da própria organização. O canal interno pode, por sua vez, ser “subcontratado” tanto em software como em gestão. Na verdade, recomenda-se que pelo menos o software seja subcontratado, para evitar possíveis manipulações por parte do pessoal da própria organização.
O canal externo é aquele que deve ser implementado por um organismo público para dar continuidade às queixas que foram comunicadas através de um canal interno, mas que não foram devidamente resolvidas.
Que elementos são fundamentais para implementar corretamente um canal de denúncia?
Os três elementos-chave para uma correta implementação de um canal de denúncia são:
- Defina o protocolo do canal e a proteção de dados. É muito importante definir o âmbito específico do canal, uma vez que a mesma ferramenta pode ser utilizada para diferentes finalidades e os utilizadores devem ser previamente informados de que é possível e não apresentar um relatório para o mesmo.
- Implementar uma ferramenta com garantias de segurança. Recomenda-se, embora não seja essencial que seja certificada pela ISO27001 e tenha um mecanismo para poder integrar-se com os sistemas de autenticação dos utilizadores da empresa, azureAD, Google ou similares.
- Formação e divulgação da existência do canal para incentivar a sua utilização.
O que diz a proteção de dados sobre canais de reporte?
De acordo com a Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre a Proteção de Dados Pessoais e garantia de direitos digitais, artigo 24.º do regulamento específico:
1. É lícito criar e manter sistemas de informação através dos quais uma entidade regida por direito privado possa ser informada, incluindo anonimamente, da comissão no seu seio ou nas ações de terceiros que a contraam, atos ou condutas que possam ser contrárias aos regulamentos gerais ou sectoriais que lhe sejam aplicáveis. Os trabalhadores e terceiros devem ser informados sobre a existência destes sistemas de informação.
2. O acesso aos dados contidos nestes sistemas deve limitar-se exclusivamente àqueles que, quer sejam ou não incardinados dentro da entidade, desempenhem ou não as funções de controlo interno e de conformidade, ou aos responsáveis pelo tratamento que podem ser designados para o efeito. No entanto, será lícito aceder-lhe por outras pessoas, ou mesmo a sua comunicação a terceiros, quando for necessário para a adoção de medidas disciplinares ou para o tratamento de processos judiciais que, se for caso disso, sejam adequados.
Sem prejuízo da notificação à autoridade competente de atos que constituam uma infração penal ou administrativa, apenas quando possam ser tomadas medidas disciplinares contra um trabalhador, esse acesso será autorizado ao pessoal com funções de gestão e controlo dos recursos humanos.
3. Serão tomadas as medidas necessárias para preservar a identidade e assegurar a confidencialidade dos dados relativos às pessoas em causa pelas informações fornecidas, nomeadamente a da pessoa que chamou a atenção da instituição, caso se tivesse identificado.
4. Os dados da pessoa que efetua a comunicação e dos trabalhadores e de terceiros só serão conservado no sistema de reclamações durante o tempo necessário para decidir sobre a adequação do início de um inquérito sobre os factos comunicados.
Em todo o caso, três meses após a entrada dos dados, este deve ser retirado do sistema de reclamações, a menos que o objetivo da conservação seja deixar comprovativo do funcionamento do modelo de prevenção da prática de crimes pela pessoa jurídica. As reclamações que não tenham sido objeto de ação só podem ser registadas de forma anonimizada, sem que seja aplicável a obrigação de bloqueio prevista no artigo 32.º desta lei orgânica.
Após o período referido no número anterior, os dados podem continuar a ser tratados, pelo organismo ao qual corresponde, nos termos do n.o 2 do presente artigo, a investigação dos factos denunciados, não mantendo-se no sistema de informação de reclamações internas.
5. Os princípios das secções anteriores serão aplicáveis aos sistemas internos de reclamação que possam ser criados nas Administrações Públicas.
Receberei muitas queixas através do canal?
Não tenha medo de implementar um canal de denúncia. O volume de reclamações está relacionado com a dimensão da empresa e a cultura da empresa. Um canal é projetado como uma ferramenta preventiva e para identificar e corrigir más práticas. A cultura não favorece a denúncia, por isso, enquanto a cultura não mudar a nível geral e organizacional, não é habitual receber muitas queixas.