Muchas empresas de 50 o más empleados ya han implementado en el último año el canal de denuncias, que forma parte de los requisitos para cumplir la ley 2/2023. Ahora que se están empezando a renovar los contratos de canales de denuncia, es el momento de plantearse si hay que hacer un cambio. Un buen informático diría, si funciona no lo toques, pero queremos analizar ¿Cuándo tiene sentido migrar el canal de denuncias? y ayudarte a ver si puede tener sentido plantearlo en tu organización.
Criterios básicos para migrar el canal de denuncias
Definiríamos tres grandes criterios para valorar un cambio de canal de comunicaciones internas:
- Funcionales. ¿Cumple el canal que tienes implementado todos los criterios legales que indica la ley? Aquí por ejemplo entrarían los canales implementados con un correo electrónico o un formulario que se acaba convirtiendo en un correo. Tu asesor te recomienda implantar la recepción de denuncias por voz, y tu solución actual no lo soporta. Si no cumple con los requisitos de confidencialidad, protección de datos, soporte al anonimato y comunicación bidireccional con el informante, debes de plantearte el cambio si o si.
- De servicio. Ya has implementado el canal, y después de un tiempo te das cuenta que el canal implementado no funciona correctamente. Tal vez falla de vez en cuando, o algo que es más habitual el proveedor una vez ha vendido, no te ofrece un servicio de atención adecuado. En el último año muchas empresas multinacionales han hecho campañas de marketing en España y una vez han realizado las ventas previstas, dejan de dar soporte de calidad a los clientes existentes. Algunos proveedores, después de ver que no han llegado a la masa crítica de clientes, abandonan el mantenimiento o evolución del producto. En todos estos casos, debes analizar y plantearte un posible cambio de proveedor.
- Precio. ¿Estás pagando un sobre precio para tener un canal de denuncias? ¿El proveedor te regaló la solución o tal vez la incluyó en un Kit Digital y ahora te suben el precio de forma imprevista? ¿El proveedor te sube el precio de forma desproporcionada? Cualquiera de estos escenarios son causas típica para plantearse un cambio del canal.
En cualquiera de los escenarios descritos es cuándo puede tener sentido migrar el canal de denuncias.
La «comoditización» del canal de denuncias
En los últimos dos años el canal de denuncias se convertido en una comodity. Hay una oferta muy amplia y si bien hay soluciones de mínimos que en algunos casos no cumplen con las exigencias de la ley, las soluciones de gama media o alta no tienen unas diferencias funcionales significativas.
Si implementaste el canal de denuncias hace más de dos años, es posible que el precio que estés pagando esté muy por encima de soluciones de igual o superior calidad de la que tengas implementada. Analiza el mercado, y como mínimo consigue un ajuste de precio de tu actual proveedor.
¿Es difícil migrar el canal de denuncias?
Lo más difícil cuando implantas el sistema interno de información es crear las políticas y procedimientos de gestión. La ventaja, si ya lo tienes bien implementado es que esto ya lo tendrás preparado y será muy rápido crear el canal con la nueva plataforma.
Seguramente, será complicado importar en el nuevo sistemas las comunicaciones antiguas, pero las puedes exportar del sistema antiguo, que debería tener habilitada esa opción y archivarlas sin integrarlas en el nuevo canal, forman parte del sistema interno de información y no hay que darle muchas más vueltas.
Seguramente el «stopper» más grande, es volver a formar al equipo gestor. La ventaja es que la complejidad del canal debe de ser baja y por tanto es una formación muy rápida.
¿Qué nos servirá del actual canal?
Buenas noticias, nos deben de servir muchas cosas:
- Cláusula de protección de datos
- Política del sistema interno de información
- Procedimiento de gestión de las comunicaciones, con pequeñas modificaciones
- Textos y explicaciones del canal
Solo tendremos que poner todos los contenidos en la nueva solución y listos para funcionar.
Pasos para migrar a un nuevo canal de comunicaciones internas
La gran ventaja de migrar un canal de denuncias, es que es relativamente sencillo. Los pasos que deberás seguir son:
- Recopilar la cláusula de protección de datos, la política del canal y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Esto si ya tienes un canal correctamente implementado ya lo debes de tener documentado.
- Elegir una solución de mercado que cumpla los criterios definidos.
- Si has recibido alguna comunicación en el canal antiguo, deberás exportarlas para guardarlas en el registro de comunicaciones.
- Implantar la nueva solución y configurar con los colores corporativos, la cláusula de protección de datos, la política del canal y el procedimiento de gestión de las comunicaciones.
- Formar al equipo gestor.
- Cambiar el link en tu web al canal de denuncias.
Super fácil y rápido.
¿Qué criterios utilizamos para seleccionar el canal de denuncias óptimo para nuestra organización?
Para seleccionar una buena solución de canal de denuncias, nuestros criterios clave son:
- Solución contrastada en el mercado, con suficientes clientes que garanticen un buen servicio.
- La solución debe de estar adaptada a la legislación local, no todas las soluciones cumplen con los criterios de protección de datos definidos en cada país.
- Se recomienda una solución certificada ISO27001 o ENS. No vale solo los servidores, debe de ser todo el servicio.
- Servicio de soporte y atención al cliente en el idioma local.
- Fácil de usar y muy sencillo de implementar.
- Solución que lleve en el mercado un tiempo razonable, no seas el primero en probar una nueva solución cuando hay bastantes muy contrastadas.
Y antes de acabar un poco de publicidad. En ithikios hemos desarrollado un canal sencillo, seguro y muy fácil de implementar. Ya lo están utilizando desde hace 4 años cerca de 700 organizaciones. Queremos ayudarte en la migración de tu canal actual y nos encargaremos de todo, no lo dudes, pídenos una demo.
En este post hemos intentado analizar ¿Cuándo tiene sentido migrar el canal de denuncias?, esperamos que los argumentos os ayuden a tomar la decisión.
