En este post hemos recopilado las preguntas y respuestas para implantar un canal de denuncias que nos transmiten nuestros clientes. Estas FAQ os pueden ayudar para revisar y actualizar vuestro canal de denuncias.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias, o canal de comunicaciones internas, es un sistema establecido por organizaciones, tanto públicas como privadas, para permitir que empleados, colaboradores, proveedores, clientes y otras partes interesadas puedan reportar irregularidades, conductas inapropiadas, ilegales o no éticas de manera confidencial, tal vez, anónima y segura.
Este canal es fundamental para promover la transparencia y la ética dentro de las organizaciones, así como para cumplir con las normativas legales vigentes.
¿Quién esta obligado a implantar un canal de denuncias?
En Europa, la Directiva Whistleblowing (UE 2019/1937) y leyes específicas como la Ley 2/2023 en España o la Ley Karin en Chile, obligan a ciertas organizaciones a implementar canales de denuncias. Estos deben cumplir con regulaciones de protección de datos, garantizar la seguridad de la información y ofrecer protección contra represalias.
En concreto, la Ley 2/2023 obliga a todas las empresas de 50 o más trabajadores a disponer del canal de denuncias. Pero en determinados sectores y especialmente relacionados con la Ley de Blanqueo de Capitales, organizaciones de menos de 50 empleados también deben de implantar un canal de denuncias.
También están obligadas las administraciones públicas y sus empresas dependientes.
¿Es correcto hablar de canal de denuncias?
El nombre de canal de denuncias se ha utilizado de forma tradicional. Con la directiva europea y, especialmente, con la transposición de la ley 2/2023 se ha intentado cambiar la forma de denominación del canal. La ley recomienda hablar de un canal interno de informaciones / comunicaciones, intentando evitar en todo momento la palabra denuncia. En el ámbito catalán, se ha optado por una traducción de whistleblower como alertador y por tanto se habla de un canal de alertas.
Tradicionalmente, muchas organizaciones han denominado a su canal, como canal ético o de integridad o cumplimiento.
¿Un sistema interno de información y un canal de informaciones internas es lo mismo?
No. A veces se habla de informa indistinta del sistema interno de información y del canal de informaciones internas o canal de denuncia. El canal, es un elemento que forma parte del sistema interno de información, pero no es lo único.
El sistema interno de información requiere:
- Nombrar un responsable del sistema
- Establecer un canal de comunicaciones / denuncias seguro, confidencial y con soporte a las comunicaciones anónimas.
- Establecer un protocolo o estrategia del sistema interno de información.
- Definir un procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en el sistema.
- Establecer un libro registro con las comunicaciones recibidas y gestionadas
- Comunicar la existencia del sistema y sus protocolos y canales
- Comunicar a las autoridades el nombramiento y/o cese del responsable del sistema.
¿Qué debo hacer para cumplir la ley 2/2023?
Cumplir con la Ley 2/2023 requiere un enfoque integral que abarque desde la implementación técnica del canal de denuncias hasta la capacitación y protección efectiva de los denunciantes. Asegurarse de que todos los aspectos mencionados estén cubiertos es fundamental para cumplir con la normativa y fomentar un entorno de trabajo ético y transparente. Los elementos claves son:
1. Implementar un Sistema Interno de Información
- Crear un Canal de Denuncias: Debes establecer un canal de denuncias interno que permita a empleados, colaboradores y otras partes interesadas informar sobre infracciones de manera segura y confidencial.
- Garantizar la Confidencialidad y Anonimato: Asegúrate de que el canal de denuncias permita mantener la confidencialidad y, si se requiere, el anonimato del denunciante.
- Protección de Datos: Cumple con la normativa de protección de datos (RGPD). Asegúrate de que toda la información recopilada se maneje de acuerdo con las leyes de protección de datos y que el acceso a esta información esté restringido a personal autorizado.
2. Nombrar un Responsable del Canal de Denuncias
- Designar Personal Capacitado
- Notificación a la Autoridad Independiente de Protección del Informante
3. Establecer Políticas y Procedimientos Claros
- Definir Procedimientos para la Gestión de Denuncias: Debes definir claramente los procedimientos para recibir, gestionar, e investigar las denuncias. Esto incluye la documentación de cada denuncia, los pasos a seguir durante la investigación y las acciones correctivas a tomar.
- Definir la estrategia o política del sistema.
4. Garantizar la Protección Contra Represalias
- Medidas de Protección: Implementa medidas para proteger a los denunciantes contra represalias. Esto puede incluir políticas específicas dentro de la empresa, así como la supervisión continua del entorno laboral para asegurar que no haya discriminación o acoso hacia los denunciantes.
5. Realizar la Publicidad del Canal de Denuncias
- Comunicación Interna: Asegúrate de que todos los empleados y partes interesadas estén informados sobre la existencia del canal de denuncias, cómo usarlo y la importancia de reportar infracciones. Esto se puede hacer a través de reuniones, correos electrónicos, intranet corporativa, y otros medios de comunicación internos.
- Publicación en la web.
6. Monitorización y Mejora Continua
- Auditorías y Evaluaciones: realiza auditorías periódicas del sistema de denuncias para asegurar que está funcionando correctamente y cumpliendo con la normativa. Utiliza los resultados para realizar mejoras continuas en el proceso.
- Registro y Documentación: mantén un registro detallado de todas las denuncias recibidas, las investigaciones realizadas y las resoluciones adoptadas. Este registro debe estar disponible para su revisión por parte de las autoridades competentes si así se requiere.
7. Capacitación Continua
- Formación a Empleados y Responsables
¿El canal de denuncias debe aceptar denuncias por escrito y por voz?
La ley indica que las denuncias se pueden enviar por escrito o por voz o de ambas formas. Nuestra interpretación es que no es obligatorio, no tendría sentido el último o. De hecho la ley es una transposición de una directiva europea. En ella, aparece en el canal interno la conjunción «o» y en el canal externo la conjunción «y», con lo que no da lugar a discusión. Que no sea obligatorio no quiere decir que no sea recomendable, especialmente en entornos dónde puede haber empleados con dificultades para escribir.
En el mercado hay algún experto que discrepa de nuestra interpretación, por lo que recomendamos implementar un canal que disponga de la posibilidad de recibir denuncias por voz, activándose esa opción si más adelante las autoridades indican la obligación de tener ambas posibilidades.
¿Puedo implementar el canal de denuncias con un email?
Tradicionalmente las grandes empresas que tenían su canal ético, utilizaban de forma mayoritaria un correo electrónico o email. Con la publicación de la Ley hemos podido comprobar como la mayoría de empresas y también los organismos oficiales han migrado su correo a una plataforma de canal de denuncias. La razón principal es para poder garantizar dos elementos: la confidencialidad y el anonimato que difícilmente se pueden gestionar correctamente con un email.
¿Dónde debo publicitar el canal de denuncias?
La ley es clara, se debe publicar en un primer nivel de la web de la organización. Igualmente se debe informar a la organización de la existencia del canal y se recomiendo hacer lo mismo con los proveedores, para garantizar la transparencia.
¿Cuál es el mejor canal de denuncias?
Esta pregunta tiene trampa. Podríamos hacer como hacen algunos competidores, que escriben artículos donde aparece su solución como la mejor valorada. Nosotros directamente os recomendamos nuestra solución, ithikios. Se trata de un canal de denuncias en la nube o saas muy sencillos, versátil, seguro con certificación ISO27001 y diseñado para cumplir con la ley. Además el precio es muy razonable para todo tipo de organización. Disponemos de una versión de prueba gratuita para que puedas valorar tu mismo el canal.
Esperamos que esta recopilación de preguntas y respuestas para implantar un canal de denuncias, os ayude en vuestro proceso de implantación o revisión del canal de denuncias.
