Denn im Bereich Compliance reicht es nicht aus, die Vorschriften einzuhalten. Man muss dies auch nachweisen können.
Die Prüfung steht bevor
Ein Mitglied des Prüfungsteams stellt eine scheinbar einfache Frage:
„Wer hat diese Richtlinie genehmigt und wann wurde sie den Mitarbeitern mitgeteilt?“
Die Suche beginnt.
E-Mails. Freigegebene Ordner. Nachrichten in Teams. Eine Excel-Tabelle, die jemand vor Monaten aktualisiert hat. Eine mündliche Genehmigung, die niemand dokumentiert hat.
Zwei Tage später ist es dem Compliance-Team noch immer nicht gelungen, die gesamte Kette nachzuvollziehen.
Nicht, weil die Organisation ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen wäre.
Sondern weil er es nicht beweisen kann.
Und genau darin liegt das eigentliche Problem.
Im Bereich Compliance besteht ein enormer Unterschied zwischen der Einhaltung von Vorschriften und dem Nachweis, dass diese eingehalten werden. Immer mehr Auditoren, Kunden, Zertifizierungsstellen und Aufsichtsbehörden richten ihr Augenmerk genau auf diesen Unterschied.
Denn die Frage, die letztendlich immer gestellt wird, lautet:
„Haben Sie eine Richtlinie?“
Die eigentliche Frage lautet:
„Können Sie nachweisen, dass diese Richtlinie verabschiedet, bekannt gegeben und umgesetzt wurde?“
Das eigentliche Problem ist nicht die Nichteinhaltung
Seit Jahren bauen viele Organisationen ihr Compliance-System auf Dokumenten auf: Richtlinien, die in gemeinsam genutzten Ordnern gespeichert sind, per E-Mail versandte Formulare, in Excel-Tabellen festgehaltene Kontrollen, über E-Mail-Ketten verstreute Genehmigungen und Belege, die auf verschiedene Abteilungen verteilt sind.
Das Modell scheint zu funktionieren … bis jemand Belege verlangt.
Moderne Normen – ISO 27001, ISO 37301, ENS, DSGVO, NIS2, DORA oder SOC 2 – geben sich nicht mehr damit zufrieden, dass lediglich eine Richtlinie oder ein Verfahren vorhanden ist. Sie verlangen den Nachweis, dass diese auch wirksam umgesetzt wurden.
Und nicht nur die Prüfungen.
Immer mehr Kunden verlangen Sicherheitsfragebögen, Zertifikate, Schulungsnachweise, Kontrollprotokolle oder Nachweise zur Einhaltung von Vorschriften, bevor sie einen Vertrag unterzeichnen oder eine Geschäftsbeziehung verlängern.
Die Fähigkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, hat sich zu einem Wettbewerbsvorteil entwickelt.
Die etablierteren Unternehmen sprechen nicht mehr nur von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie sprechen von nachweisbarer Compliance.
Der Unterschied zwischen dem Vorhandensein einer Richtlinie und dem Nachweis ihrer Einhaltung kann über das Ergebnis einer Zertifizierung, eines behördlichen Audits oder die Vergabe eines wichtigen Projekts entscheiden.
Was bedeutet Rückverfolgbarkeit in der Praxis?
Rückverfolgbarkeit ist die Fähigkeit, den gesamten Verlauf jeder Aktivität im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuvollziehen.
Es muss ermöglichen, jederzeit Fragen wie die folgenden zu beantworten:
- Was ist passiert?
- Wann ist das geschehen?
- Wer hat das gemacht?
- Welche Änderungen wurden vorgenommen?
- Welche Beweise wurden festgehalten?
Betrachten wir einmal den Lebenszyklus einer Unternehmensrichtlinie.
Wir sprechen nicht nur über das Dokument.
Wir sprechen über die Erstellung, die Compliance-Prüfung, die Genehmigung durch die Geschäftsleitung, die Veröffentlichung, die Unterrichtung der Mitarbeiter, die individuelle Zustimmung, die nachfolgenden Überprüfungen sowie die mit jeder Änderung verbundenen neuen Genehmigungen.
All dies bildet eine Kette.
Und jeder Schritt muss automatisch erfasst werden, ohne dass man darauf angewiesen ist, dass sich jemand daran erinnert, ihn zu dokumentieren.
Was sind Beweise und warum reicht ein einziger nicht aus?
Ein Beweis ist ein überprüfbarer Nachweis dafür, dass etwas tatsächlich geschehen ist.
Keine Behauptung.
Keine Erklärung.
Ein Test.
Im Rahmen der Richtlinienverwaltung umfasst dieser Nachweis das genehmigte Dokument, den Versionsverlauf, das Veröffentlichungsdatum, die elektronische Signatur sowie die Bestätigungsaufzeichnung jedes einzelnen Benutzers.
Im Lieferantenmanagement sind dies die ausgefüllten Fragebögen, die vorgelegten Zertifikate, die durchgeführten Bewertungen und die umgesetzten Aktionspläne.
Im Bereich der Fortbildung: Einladungen, Anwesenheitslisten, Bewertungsergebnisse und ausgestellte Zertifikate.
Im Störungsmanagement: die Erstmeldung, die erfolgte Kommunikation, die Korrekturmaßnahmen und die dokumentierte Behebung.
Ein einzelner Beweis hat jedoch nur begrenzten Wert.
Was bei einem Wirtschaftsprüfer wirklich Vertrauen schafft, ist das Vorliegen einer lückenlosen Nachweiskette.
Beispielsweise:
Datenschutzerklärung → Genehmigung → Veröffentlichung → Bekanntgabe → Zustimmung → Regelmäßige Überprüfung
Nehmen wir einmal an, ein Mitarbeiter meldet einen Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen.
Die Organisation muss nachweisen, dass:
- Welche Regelung galt zu diesem Zeitpunkt?
- Wer hat sie verabschiedet?
- Wann es veröffentlicht wurde.
- Wann wurde dies mitgeteilt?
- Falls dieser Mitarbeiter sie angenommen hatte.
Ohne eine lückenlose Beweiskette kann die Rekonstruktion dieser Informationen Tage dauern.
Bei einer angemessenen Rückverfolgbarkeit liegt die Antwort innerhalb von Sekunden vor.
Die versteckten Kosten, wenn man dies von Hand erledigt
Die manuelle Vorbereitung einer Prüfung ist nicht nur umständlich.
Das ist kostspielig und riskant.
Die Teams aus den Bereichen Compliance, Personalwesen, IT, Sicherheit oder Qualitätssicherung können unter Umständen Tage oder sogar Wochen damit verbringen, Unterlagen zu suchen, Genehmigungswege nachzuvollziehen, Nachweise per E-Mail anzufordern und Berichte zu erstellen.
Zeit, die nicht mehr in das Management tatsächlicher Risiken investiert wird.
Und dennoch besteht stets die Möglichkeit, dass ein Beleg nicht auffindbar ist, dass widersprüchliche Angaben vorliegen oder dass ein Datensatz nie korrekt angelegt wurde.
Wenn dies geschieht, geht es nicht mehr darum, ob die Organisation ihren Verpflichtungen nachgekommen ist oder nicht.
Das Problem ist, dass er dies nicht beweisen kann.
Von der jährlichen Prüfung zur kontinuierlichen Prüfung
Traditionell betrachteten viele Organisationen die Revision als einmaliges Projekt.
Wochenlang wurden Unterlagen zusammengetragen, Beweise gesucht und Berichte erstellt.
Nach Abschluss des Audits kehrte das System in seinen normalen Zustand zurück.
Heute erweist sich dieser Ansatz als zunehmend ineffizient.
Moderne Compliance-Systeme ermöglichen die kontinuierliche Erstellung von Nachweisen, wodurch die Vorbereitung auf Audits zu einem natürlichen Bestandteil des täglichen Betriebs wird.
Anstatt sich erst bei Eintreffen des Audits darauf vorzubereiten, befindet sich die Organisation stets in einem Zustand der Bereitschaft.
Das Ergebnis ist ein geringerer Verwaltungsaufwand, ein geringeres Risiko von Verstößen, mehr Vertrauen bei Kunden und Aufsichtsbehörden sowie deutlich niedrigere Prüfungskosten.
Auf dem Weg zu einer Compliance, die sich von selbst beweist
Die reifsten Organisationen haben sich einen einfachen Grundsatz zu eigen gemacht:
Jede Aktion erzeugt automatisch ihre eigenen Belege.
Dieses Modell stützt sich auf drei Grundpfeiler.
Automatische Registrierung
Jede Erstellung, Änderung, Genehmigung, Unterzeichnung oder Annahme wird ohne manuelles Eingreifen erfasst.
Das System ist in Betrieb, solange die Anlage in Betrieb ist.
Zentralisierung
Alle Nachweise werden in einem einzigen Repository gespeichert.
Keine verstreuten E-Mails.
Keine doppelten Ordner.
Es gibt keine widersprüchlichen Darstellungen.
Zusammenhang zwischen den Belegen
Die Belege sind keine vereinzelten Aufzeichnungen.
Sie sind miteinander vernetzt, um gesamte Prozesse von Anfang bis Ende nachzuverfolgen.
Das Ergebnis ist ein Unternehmen, das in der Lage ist, jede Frage zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften innerhalb von Sekunden zu beantworten.
Wie macht das ithikios?
Ithikios beschränkt sich nicht darauf, Dokumente zu speichern.
Ihr Ziel ist es, jede Compliance-Maßnahme in einen nachprüfbaren Nachweis umzuwandeln.
Jede Interaktion innerhalb der Plattform generiert automatisch Aufzeichnungen, Verlaufsdaten, Genehmigungen, Unterschriften, Mitteilungen und zugehörige Nachweise und bildet so eine Compliance-Kette, die jederzeit von Anfang bis Ende nachvollzogen werden kann.
Policy Manager
Erfassen Sie den gesamten Lebenszyklus jeder Richtlinie: Versionen, Genehmigungen, Veröffentlichungen, Mitteilungen und individuelle Zustimmungen.
Wenn ein Prüfer fragt, wer eine Richtlinie genehmigt hat, wann sie veröffentlicht wurde oder wer sie akzeptiert hat, liegt die Antwort innerhalb von Sekunden vor.
Third Party Manager
Es gewährleistet die lückenlose Rückverfolgbarkeit jeder Beziehung zu Lieferanten: Fragebögen, Zertifizierungen, Bewertungen, regelmäßige Überprüfungen und Aktionspläne.
Alles wird erfasst, verknüpft und steht zur Einsicht bereit.
Trust Center
Zentralisieren Sie die Compliance-Dokumentation für Kunden und Dritte und sorgen Sie dafür, dass die Nachweise stets auf dem neuesten Stand sind und auf kontrollierte Weise zugänglich sind.
Incident Manager und Meldestelle
Jeder Vorfall, jede Meldung, jede Untersuchung und jede Korrekturmaßnahme wird automatisch erfasst, wodurch eine lückenlos nachvollziehbare Maßnahmenkette entsteht.
Rights Manager
Es dokumentiert die Ausübung von Rechten im Bereich des Datenschutzes und bewahrt die erforderlichen Nachweise auf, um die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen.
Das Ergebnis ist eine Plattform, auf der die Compliance-Abteilung sich nicht auf Audits vorbereitet.
Er ist einfach immer bereit.
Fazit
Die Organisationen, die das Compliance-Management am besten handhaben, sind nicht unbedingt diejenigen, die die meisten Dokumente erstellen.
Sie sind es, die schnell, objektiv und nachprüfbar nachweisen können, dass die Prozesse tatsächlich durchgeführt wurden.
Rückverfolgbarkeit und Nachweise sind nicht mehr nur eine Ergänzung zur Einhaltung der Vorschriften.
Sie stellen den Mechanismus dar, der dies nachweisen ermöglicht.
Denn die Frage, die letztendlich immer auftaucht, lautet nicht:
„Halten sie sich daran?“
Die Frage lautet:
„Können Sie das beweisen?“
Und in einem Umfeld, in dem Wirtschaftsprüfer, Kunden und Aufsichtsbehörden immer mehr Nachweise verlangen, wird die Fähigkeit, diese Frage innerhalb von Sekunden zu beantworten, zu einem Wettbewerbsvorteil, der kaum zu übertreffen ist.
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