Die Whistleblower-Kanal / ethischer Kanal ist ein Schlüsselelement in vielen Compliance-Systemen . Sowohl die UNE16901 als auch die neue ISO37301 benötigen einen Beschwerdekanal, um das Managementsystem ordnungsgemäß zu überwachen und zu verfolgen. Auch in der Arbeits- und IT-Compliance ist ein Beschwerdekanal notwendig, ohne die bereits konsolidierten Kanäle zur Einhaltung der Geldwäschevorschriften zu vergessen. Die neue europäische Richtlinie 2019/1937 wird die Einführung von Beschwerdekanälen in vielen Organisationen beschleunigen, da sie in Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichtend anzuwenden ist. Es gibt verschiedene Alternativen, um einen Beschwerde-/Ethikkanal zu implementieren.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern Der Kanal ist nur ein weiterer Baustein der Compliance-Strategie . Ohne Kanal werden wir die Strategie nicht richtig umsetzen, sondern auch nur mit dem Kanal. Daher ist es ein notwendiges Stück, aber nicht ausreichend.
Derzeit haben viele Organisationen entweder keinen Beschwerdekanal oder lassen ihn über eine E-Mail oder ein einfaches Formular im Web implementieren. Aber, Haben wir bessere Alternativen, um einen wichtigen Teil des Compliance-Managements zu implementieren?
Mit den Änderungen der Datenschutzbestimmungen (Organgesetz 3/2018) und der Aufnahme von Artikel 24 über Informationssysteme für interne Beschwerden, Sowohl E-Mail als auch ein Formular im Web scheinen nicht die besten Tools zu sein, um einen Kanal zu implementieren, da sie in den meisten Fällen die verschiedenen Kriterien der Anonymität, Vertraulichkeit und Aufbewahrung der Informationen nicht einhalten oder einen zusätzlichen Aufwand erfordern. Viele aktuelle Systeme sind veraltet und sollten in Kürze aktualisiert werden, um zumindest mögliche Strafen zu vermeiden.
Alternativen zur Umsetzung einer Beschwerde / ethischer Kanal
Das Management des Beschwerdekanals kann von Mitgliedern der Organisation selbst durchgeführt werden, da es an Spezialisten ausgelagert werden kann. Deswegen, eine erste Alternative wäre die Auslagerung des Managements an einen Spezialisten im Compliance-/Reklamationskanalmanagement. Dies entbindet uns nicht von der Verantwortung, sicherzustellen, dass unser Kanal den geltenden Vorschriften entspricht.
Große Organisationen, Mit ihren eigenen Entwicklungsteams können sie erwägen, den Kanal intern zu implementieren . Obwohl dies eine praktikable Alternative ist, ist der Beschwerdekanal aus unserer Sicht kein strategisches Instrument, und obwohl die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sehr wichtig ist, ist das Instrument, das sie unterstützt, dies nicht. Obwohl dies eine absolut gültige Alternative ist, sind wir der Ansicht, dass die Kosten ihrer Entwicklung und insbesondere ihre Wartung und die angewendeten Sicherheitsvorschriften diese Alternative nicht empfehlen, es sei denn, es gibt „untätige“ Ressourcen, die diese Entwicklung empfehlen.
Wenn wir die IBEX 35-Unternehmen analysieren, sehen wir, dass einige immer noch E-Mail als Meldekanal verwenden, aber nach und nach migrieren sie zu spezifische Softwarelösungen zur Verwaltung der Compliance im Allgemeinen oder einfach des Beschwerdekanals . Es gibt mehrere multinationale Softwareunternehmen auf dem Markt mit Suiten, die eine Vielzahl von Funktionen bieten, die für große Unternehmen entwickelt wurden.
Da sind andere hoch fokussierte Whistleblower-Channel-Lösungen, die ideal für kleine und mittelständische Unternehmen sind . Diese Lösungen werden in der Regel im Saas-Modus (Software as a Service) angeboten, benötigen keine spezielle Infrastruktur und sind sehr einfach zu implementieren. Der Beschwerdekanal hat eine sehr klare und definierte Funktionalität und auch klar definierte regulatorische Anforderungen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass sie die Vorschriften und Sicherheitsanforderungen erfüllen, die für diese Art von Lösung bei der Verwaltung hochsensibler Informationen erforderlich sind.
Gibt es endlich welche? Open Source / Open Source Lösung auf dem Markt. Obwohl die anfänglichen Kosten gering erscheinen mögen, da im Allgemeinen nicht die damit verbundenen Lizenzkosten anfallen. Die Wartungs- und Betriebskosten sind hoch und sind die versteckten Kosten dieser Art von Lösung. Wir empfehlen es nur in Organisationen, die über ein ausreichend großes IT-Team verfügen, um diese Plattformen verwalten zu können.
Viele Compliance-Anwälte / -Berater entwickeln ihre eigenen Whistleblower-Channel-Tools. Dies ist unserer Meinung nach ein Fehler. Schuhmacher zu Ihren Schuhen, Compliance-Spezialisten müssen den Kanal verwalten oder ihre Kunden bei der Verwaltung unterstützen, aber sie sollten sich nicht darauf konzentrieren, ein bestimmtes Tool zu entwickeln, das ihren Kunden keinen wirklichen Mehrwert bietet. Der Differenzwert liegt in den Management- und professionellen Dienstleistungen . Ebenso sollten Technologiespezialisten nicht einsteigen, um professionelle Channel-Management-Dienste zu erbringen, denn dafür gibt es bereits Spezialisten, die viel mehr wissen und einen besseren Service auf den von den Ingenieuren entwickelten Plattformen bieten können.
Auf ithikios Wir haben einen Beschwerdekanal für kleine und mittelständische Unternehmen und für Rechtsanwälte entwickelt, die ihren Mandanten ein Beschwerdemanagement anbieten möchten. Ein leichtes Werkzeug, das eine Funktionalität, die des Beschwerdekanals, effizient macht.
Zusammenfassung:
- Vergessen Sie die E-Mail und das einfache Formular auf Ihrer Website als Meldekanal. Es entspricht nicht den Vorschriften.
- Wenn Sie sehr groß sind, nach einer sehr großen Lösung suchen oder diese intern entwickeln, ist die erste besser.
- Wenn Sie mittelgroß oder klein sind, suchen Sie nach einer einfachen und effizienten Saas-Lösung, die den Vorschriften entspricht. Wenn Sie die Funktion auslagern möchten, lassen Sie die Anwälte/Berater dieses Tool nutzen.
- Auf den ersten Blick billig erscheinende Open-Source-Lösungen haben sehr hohe versteckte Kosten.
- Wenn Sie ein Rechtsanwalt / Berater sind und diese Dienstleistungen anbieten möchten, vergessen Sie die Entwicklung und suchen Sie nach einem Dritten, der Ihnen eine Lösung bieten kann, um Ihren Kunden diesen Service anzubieten.
