Il Il canale degli informatori/il canale etico è un elemento chiave in molti sistemi di conformità . Sia l’UNE16901 che la nuova ISO37301 necessitano di un canale per i reclami per monitorare e seguire adeguatamente il sistema di gestione. Nella compliance sindacale e informatica è necessario anche un canale reclami, senza dimenticare i già consolidati canali per ottemperare alla normativa Antiriciclaggio. La nuova direttiva europea 2019/1937 accelererà il processo di introduzione dei canali di reclamo in molte organizzazioni, poiché renderà obbligatorio il loro utilizzo nelle aziende con 50 o più dipendenti. Esistono diverse alternative per implementare un canale di reclamo/etico.
È importante ricordare che il canale è solo un altro tassello nella strategia di conformità . Senza un canale non implementeremo correttamente la strategia, ma solo con il canale. Quindi è un pezzo necessario, ma non sufficiente.
Al momento, molte organizzazioni non dispongono di un canale per i reclami o lo hanno implementato utilizzando un’e-mail o un semplice modulo sul web. Ma, Abbiamo alternative migliori per implementare un elemento chiave nella gestione della conformità?
Con le modifiche alla normativa sulla protezione dei dati (Legge organica 3/2018), e l’inserimento dell’articolo 24 sui sistemi informativi per i reclami interni, sia l’email che un form sul web non sembrano essere gli strumenti migliori per implementare un canale, poiché nella maggior parte dei casi non rispetteranno o richiederanno uno sforzo aggiuntivo per rispettare i diversi criteri di anonimato, riservatezza e conservazione delle informazioni. Molti sistemi attuali sono obsoleti e dovrebbero essere aggiornati a breve per evitare almeno possibili sanzioni.
Alternative per implementare un reclamo/canale etico
La gestione del canale dei reclami può essere svolta dai membri dell’organizzazione stessa in quanto può essere affidata in outsourcing a specialisti. Dunque, una prima alternativa sarebbe quella di affidare la gestione ad uno specialista nella gestione del canale compliance/reclami. Ciò non ci solleva dalla responsabilità di garantire che il nostro canale sia conforme alle normative vigenti.
Grandi organizzazioni, Con i propri team di sviluppo, possono prendere in considerazione l’implementazione del canale internamente . Sebbene sia un’alternativa praticabile, dal nostro punto di vista il canale dei reclami non è uno strumento strategico e sebbene la compliance normativa sia molto importante, lo strumento che lo supporta non lo è. Pertanto, sebbene sia un’alternativa totalmente valida, riteniamo che i costi del suo sviluppo, e soprattutto la sua manutenzione e le norme di sicurezza applicate, scoraggino questa alternativa, a meno che non ci siano risorse “inattive” che consigliano questo sviluppo.
Se analizziamo le società IBEX 35, possiamo vedere che alcune utilizzano ancora la posta elettronica come canale di segnalazione, ma a poco a poco stanno migrando verso soluzioni software specifiche per gestire la compliance in generale o semplicemente il canale dei reclami . Sul mercato sono presenti diverse multinazionali di software con suite che offrono una moltitudine di funzionalità, pensate per le grandi organizzazioni.
Ci sono altri soluzioni altamente mirate per il canale degli informatori, ideali per le piccole e medie imprese . Generalmente queste soluzioni sono offerte in modalità Saas (Software as a service), non richiedono infrastrutture specifiche e sono molto facilmente implementabili. Il canale dei reclami ha una funzionalità molto chiara e definita e anche requisiti normativi chiaramente definiti. È importante assicurarsi che siano conformi alle normative e ai requisiti di sicurezza richiesti per questo tipo di soluzione, quando si gestiscono informazioni altamente sensibili.
Infine, ce n’è? soluzione open source / open source nel mercato. Sebbene i costi iniziali possano sembrare bassi in quanto generalmente non ha il costo della licenza associato. I costi di manutenzione e di esercizio sono elevati e sono il costo nascosto di questo tipo di soluzione. Lo consigliamo solo alle organizzazioni che dispongono di un team IT sufficientemente ampio da essere in grado di gestire queste piattaforme.
Molti avvocati/consulenti per la conformità sviluppano i propri strumenti per il canale degli informatori. Secondo noi questo è un errore. Calzolai per le tue scarpe, gli specialisti della conformità devono gestire il canale o supportare i propri clienti nella gestione, ma non dovrebbero concentrarsi sullo sviluppo di uno strumento specifico che non offra realmente un valore differenziale ai propri clienti. Il valore differenziale è nei servizi gestionali e professionali . Allo stesso modo, gli specialisti della tecnologia non dovrebbero entrare per fornire servizi di gestione del canale professionale, per questo ci sono già specialisti che ne sanno molto di più e possono dare un servizio migliore sulle piattaforme sviluppate dagli ingegneri.
Nel ithikios Abbiamo sviluppato un canale dei reclami per le piccole e medie imprese e per gli avvocati che vogliono offrire un servizio di gestione dei reclami ai propri clienti. Uno strumento leggero, che rende efficiente una funzionalità, quella del canale dei reclami.
Riepilogo:
- Dimentica l’e-mail e il semplice modulo sul tuo sito web come canale di segnalazione. Non è conforme alle normative.
- Se sei molto grande, cerca una soluzione molto grande o sviluppala internamente, meglio la prima.
- Se sei medio o piccolo, cerca una soluzione saas semplice ed efficiente che rispetti le normative. Se vuoi esternalizzare la funzione, chiedi agli avvocati/consulenti di utilizzare questo strumento.
- Le soluzioni open source, che all’inizio possono sembrare economiche, hanno costi nascosti molto elevati.
- Se sei un avvocato/consulente e vuoi offrire questi servizi, dimentica lo sviluppo e cerca una terza parte che possa darti una soluzione per offrire questo servizio ai tuoi clienti.
