En un canal de denuncias, un denunciante comunicará a través del canal una irregularidad que se ha cometido en el seno de la empresa. Alguien recibirá esa comunicación y decidirá que se debe hacer con la misma, admitirla, no admitirla, realizar la investigación, etc… Pero, ¿que pasaría si la persona que recibe la denuncia está implicada en la irregularidad? en efecto tendríamos un conflicto de interés en el canal de denuncias y deberíamos buscar un plan alternativo para realizar la investigación.
El conflicto de interés sucederá cuando alguien de la parte investigadora pueda estar implicado en la irregularidad denunciada. En este caso, esa persona involucrada, podría tomar decisiones no imparciales y por tanto no actuar de forma ética en el proceso de investigación. Si existe un conflicto de interés en el canal de denuncias la persona afectada no debería participar en la gestión de la comunicación / denuncia.
¿Cómo se puede gestionar el conflicto de interés en el canal de denuncias?
Existen diferentes alternativas para gestionar el conflicto de interés en un canal de denuncias.
a) Hasta hace poco, la mayoría de canales de denuncia se implementaban con un correo electrónico. Generalmente ese correo lo recibía un abogado externo que difícilmente pueda generar un conflicto de interés. De hecho, si hablas con el abogado que da servicio de canal de denuncias, seguramente te convencerá de que es la mejor alternativa. Ahora bien, con la Ley 2/2023, con requisitos de confidencialidad, anonimato y comunicación bidireccional, un correo no parece una opción válida para implementar un canal. Aquí aparecen las soluciones digitales que implementan el flujo de gestión del canal. En estas soluciones, una primera alternativa es asignar la recepción de las denuncias a un abogado que realice el triaje inicial.
b) Con una solución digital de canal de denuncias es posible automatizar el proceso de gestión del conflicto de interés. El canal puede indicar a quien se enviará la denuncia o puede preguntar si alguien de las personas que pueden participar en el proceso puede estar implicado. En el caso de que la persona que debe gestionarlo esté implicado, el sistema puede definir una persona alternativa. De esta forma es la propia herramienta la que ayuda a evitar que se produzca un conflicto de interés y evita tener que tener un tercero de corta fuegos para evitar que se produzca el conflicto de interés.
c) No gestionar el conflicto de interés. Es la alternativa habitual en los canales más económicos o que encontramos en soluciones «all-in-one». Estas soluciones están diseñadas para cumplir con los mínimos, en algunos casos, ni eso. Si la empresa quiere cumplir y además hacerlo bien, debería implementar un canal que permita gestionar el conflicto de interés. Solo así generará transparencia y mostrará empatía con el informante.
¿Cómo lo implementan las soluciones de canal de denuncias del mercado?
Las soluciones más completas gestionan el conflicto de interés permitiendo definir quien debe recibir la denuncia o quien no debería recibirla. En organizaciones pequeñas puede ser complicado definir diferentes personas, pero en una organización mediana o grande es especialmente recomendable hacerlo.
Las soluciones más sencillas, no implementan la gestión de conflicto de interés. Seguramente desconocen la problemática o simplemente no se preocupan en dar una solución completa a la necesidad. Por lo general las soluciones más económicas o que forman parte de un paquete más amplio, como puede ser un software de recursos humanos no tienen esta opción.
¿Por qué es importante gestionar el conflicto de interés en el canal de denuncias?
Dar al informante la posibilidad de indicar que uno de los gestores de la denuncia pueda estar implicado, demuestra un grado de interés y empatía de la organización. Es un claro ejemplo de transparencia y genera confianza para que la persona se decida a realizar la comunicación y de esta forma ayude a resolver un problema que de no resolverse puede llegar a ser grave. Si tu empresa se toma la ética y el cumplimiento con seriedad, debe implementar una solución que de respuesta a la necesidad de gestionar el conflicto de interés en el canal de denuncias.
¿Cómo implementa ithikios el conflicto de interés?
Nuestra solución ithikios implementa desde sus inicios el conflicto de interés. Nuestro primer cliente, nos lo pidió y desde entonces está incorporado en la solución y disponible para los clientes Premium.
En concreto gestionamos el conflicto de interés a partir de los cargos de una organización que pueden participar en el proceso de gestión de una denuncia. Esos cargos, pueden ser diferentes para cada categoría de denuncia o los mismos para todas.
El conflicto se puede producir con el Responsable del Sistema, que sería la persona que recibirá la denuncia o con uno de los investigadores. En el primer caso, se puede definir un Responsable del Sistema alternativo y en el segundo caso, el Responsable será avisado del conflicto si quiere asignarle la denuncia a un investigador implicado.
Además, si tienes un abogado externo como receptor de las comunicaciones, es posible configurar el sistema para que este pueda realizar el triaje previo de la denuncia.
Si quieres probar nuestro canal de denuncias, puedes hacerlo de forma gratuita sin necesidad de indicar una tarjeta de crédito desde aquí.
