En compliance, la información lo es todo. Pero no basta con tenerla: importa cómo se solicita, cómo se almacena, cómo se evalúa y cómo se mantiene actualizada con el tiempo.
El problema es que durante años la mayoría de organizaciones ha gestionado cuestionarios de proveedores, evaluaciones internas y procesos de homologación con la misma combinación de siempre: correos electrónicos, PDFs enviados de un lado a otro y hojas de Excel que nadie sabe cuál es la versión definitiva.
Funciona hasta que deja de funcionar. Y en compliance, ese momento suele llegar cuando una auditoría, un cliente o una revisión regulatoria exige respuestas rápidas y evidencias claras.
Compliance Forms nace para resolver exactamente ese problema.
Diseñado para compliance desde el primer minuto
Compliance Forms es el nuevo módulo de Ithikios para gestionar de forma estructurada la recopilación de información de empleados, proveedores, clientes y cualquier tercero relacionado con tu organización.
A primera vista puede recordar a Google Forms o Typeform, pero ha sido construido específicamente para las necesidades de compliance, privacidad, gestión de riesgos y homologación de terceros.
A diferencia de los formularios generalistas, Compliance Forms no está pensado para crear encuestas. Está pensado para gestionar información de cumplimiento normativo y convertirla en procesos accionables dentro de la organización.
Esto permite utilizarlo en procesos como:
- Homologación de proveedores
- Evaluaciones de riesgo de terceros
- Cuestionarios RGPD y NIS2
- Due diligence
- Declaraciones de conflicto de interés
- Cuestionarios ESG
- Recogida de evidencias y documentación
Todo ello dentro del ecosistema Ithikios y con almacenamiento de datos en territorio europeo.
Formularios que se adaptan al proceso
Un formulario de compliance no puede ser una lista estática de preguntas. Tiene que adaptarse al contexto.
Por eso Compliance Forms permite configurar formularios totalmente dinámicos mediante diferentes tipos de campos, reglas de visualización condicionales, agrupación por secciones, validaciones, puntuaciones y valoraciones automáticas.
El resultado es un proceso más sencillo para quien responde y una información mucho más útil para quien debe analizarla.
Además, los formularios son reutilizables, permiten recopilar documentación de forma segura y mantienen la trazabilidad completa de todas las respuestas.
De respuestas a información accionable
Aquí es donde está el verdadero valor.
Los formularios tradicionales recopilan información. Después alguien tiene que revisarla, interpretarla y decidir qué hacer con ella.
Compliance Forms permite asignar puntuaciones, detectar respuestas de riesgo y utilizar la información obtenida como base para procesos posteriores de evaluación, homologación o seguimiento.
Por ejemplo, un proveedor puede completar un cuestionario de homologación, adjuntar evidencias y obtener una valoración automática que alimente directamente el proceso de gestión de terceros de la organización.
Sin copiar datos. Sin exportar hojas de cálculo. Sin reprocesar la misma información una y otra vez.
Integrado con el resto de Ithikios
La verdadera potencia aparece cuando los formularios se conectan con el resto de la plataforma:
- Gestión de terceros
- Trust Center
- Gestión de riesgos
- Políticas y aceptaciones
- Controles y evidencias
- Incidencias de seguridad
- Canal de denuncias
Toda la información permanece centralizada y accesible desde un único entorno, manteniendo la trazabilidad completa del proceso.
Menos hojas de cálculo. Más control.
Profesionalizar estos procesos no requiere grandes proyectos de implantación. Requiere una herramienta flexible, segura y preparada para las exigencias actuales de compliance, privacidad y ciberseguridad.
Porque el problema nunca ha sido recopilar información.
El problema siempre ha sido convertir esa información en decisiones, evidencias y cumplimiento.
