En compliment normatiu, la informació ho és tot. Però tenir-la no és suficient: la manera com es sol·licita, emmagatzema, avalua i es manté actualitzada al llarg del temps és crucial.
El problema és que durant anys la majoria d’organitzacions han gestionat qüestionaris de proveïdors, avaluacions internes i processos d’homologació amb la mateixa combinació de sempre: correus electrònics, PDFs enviats de banda a banda i fulls d’Excel que ningú sap quina és la versió definitiva.
Funciona fins que deixa de funcionar. I en compliance, aquest moment sol arribar quan una auditoria, un client o una revisió regulatòria exigeix respostes ràpides i evidències clares.
Compliance Forms neix per resoldre exactament aquest problema.
Dissenyat per compliance des del primer minut
Compliance Forms és el nou mòdul d’Ithikios per gestionar de manera estructurada la recopilació d’informació d’empleats, proveïdors, clients i qualsevol tercer relacionat amb la vostra organització.
A primera vista pot recordar Google Forms o Typeform, però ha estat construït específicament per a les necessitats de compliance, privadesa, gestió de riscos i homologació de tercers.
A diferència dels formularis generalistes, Compliance Forms no està pensat per crear enquestes. Està pensat per gestionar informació de compliment normatiu i convertir-la en processos accionables dins de lorganització.
Això permet utilitzar-lo en processos com:
- Homologació de proveïdors
- Avaluacions de risc de tercers
- Qüestionaris RGPD i NIS2
- Due diligence
- Declaracions de conflicte dinterès
- Qüestionaris ESG
- Recollida d’evidències i documentació
Tot això dins de l’ecosistema Ithikios i amb emmagatzematge de dades al territori europeu.
Formularis que s’adapten al procés
Un formulari de compliance no pot ser una llista de preguntes estàtiques. S’ha d’adaptar al context.
Per això, Compliance Forms permet configurar formularis totalment dinàmics mitjançant diferents tipus de camps, regles de visualització condicionals, agrupació per seccions, validacions, puntuacions i valoracions automàtiques.
El resultat és un procés més senzill per a qui respon i una informació molt més útil per a qui l’ha d’analitzar.
A més, els formularis són reutilitzables, permeten recopilar documentació de manera segura i mantenen la traçabilitat completa de totes les respostes.
De respostes a informació accionable
Aquí és on hi ha el veritable valor.
Els formularis tradicionals recopilen informació. Després algú l’ha de revisar, interpretar i decidir què fer amb ella.
Els formularis de compliment permeten assignar puntuacions, detectar respostes al risc i utilitzar la informació obtinguda com a base per a processos posteriors d’avaluació, aprovació o supervisió.
Per exemple, un proveïdor pot completar un qüestionari de qualificació, adjuntar proves i rebre una avaluació automàtica que s’incorpora directament al procés de gestió de tercers de l’organització.
Sense copiar dades. Sense exportar fulls de càlcul. Sense reprocessar la mateixa informació una vegada i una altra.
Integrat amb la resta d’Ithikios
La veritable potència apareix quan els formularis es connecten amb la resta de la plataforma:
- Gestió de tercers
- Trust Center
- Gestió de riscos
- Polítiques i acceptacions
- Controls i proves
- Incidències de seguretat
- Canal de denúncies
Tota la informació roman centralitzada i accessible des d’un únic entorn, mantenint la traçabilitat completa del procés.
Menys fulls de càlcul. Més control.
Professionalitzar aquests processos no requereix grans projectes dimplantació. Requereix una eina flexible, segura i preparada per a les exigències actuals de compliance, privadesa i ciberseguretat.
Perquè el problema mai no ha estat recopilar informació.
El problema sempre ha estat convertir aquesta informació en decisions, proves i compliment normatiu.
