No âmbito da conformidade, a informação é tudo. Mas não basta tê-la: o que importa é como é recolhida, como é armazenada, como é avaliada e como é mantida atualizada ao longo do tempo.
O problema é que, durante anos, a maioria das organizações tem gerido questionários a fornecedores, avaliações internas e processos de homologação com a mesma combinação de sempre: e-mails, PDFs enviados de um lado para o outro e folhas do Excel em que ninguém sabe qual é a versão definitiva.
Funciona até deixar de funcionar. E, na área da conformidade, esse momento costuma chegar quando uma auditoria, um cliente ou uma revisão regulamentar exige respostas rápidas e provas claras.
O Compliance Forms surgiu precisamente para resolver esse problema.
Concebido para garantir a conformidade desde o primeiro minuto
O Compliance Forms é o novo módulo da Ithikios para gerir de forma estruturada a recolha de informações sobre colaboradores, fornecedores, clientes e qualquer terceiro relacionado com a tua organização.
À primeira vista, pode lembrar o Google Forms ou o Typeform, mas foi criado especificamente para atender às necessidades de conformidade, privacidade, gestão de riscos e certificação por terceiros.
Ao contrário dos formulários gerais, o Compliance Forms não foi concebido para criar inquéritos. Foi concebido para gerir informações sobre conformidade regulamentar e transformá-las em processos que possam ser postos em prática dentro da organização.
Isto permite usá-lo em processos como:
- Aprovação de fornecedores
- Avaliações de risco de terceiros
- Questionários sobre o RGPD e a NIS2
- Due diligence
- Declarações de conflito de interesses
- Questionários ESG
- Recolha de provas e documentação
Tudo isto no âmbito do ecossistema Ithikios e com armazenamento de dados em território europeu.
Formulários que se adaptam ao processo
Um formulário de conformidade não pode ser uma lista estática de perguntas. Tem de se adaptar ao contexto.
É por isso que o Compliance Forms permite configurar formulários totalmente dinâmicos através de diferentes tipos de campos, regras de visualização condicionais, agrupamento por secções, validações, pontuações e avaliações automáticas.
O resultado é um processo mais simples para quem responde e informações muito mais úteis para quem tem de as analisar.
Além disso, os formulários são reutilizáveis, permitem recolher documentação de forma segura e garantem a rastreabilidade total de todas as respostas.
De respostas a informações úteis
É aqui que está o verdadeiro valor.
Os formulários tradicionais recolhem informações. Depois, alguém tem de as analisar, interpretar e decidir o que fazer com elas.
O Compliance Forms permite atribuir pontuações, detetar respostas de risco e utilizar a informação obtida como base para processos posteriores de avaliação, homologação ou acompanhamento.
Por exemplo, um fornecedor pode preencher um questionário de homologação, anexar documentos comprovativos e obter uma avaliação automática que alimenta diretamente o processo de gestão de terceiros da organização.
Sem copiar dados. Sem exportar folhas de cálculo. Sem ter de processar a mesma informação vezes sem conta.
Integrado com o resto do Ithikios
O verdadeiro potencial só se revela quando os formulários se ligam ao resto da plataforma:
- Gestão de terceiros
- Trust Center
- Gestão do risco
- Políticas e aceitações
- Controlos e comprovativos
- Incidentes de segurança
- Canal de reclamações
Toda a informação fica centralizada e acessível a partir de um único ambiente, mantendo a rastreabilidade total do processo.
Menos folhas de cálculo. Mais controlo.
Profissionalizar estes processos não requer grandes projetos de implementação. É preciso uma ferramenta flexível, segura e preparada para as exigências atuais em matéria de conformidade, privacidade e cibersegurança.
Porque o problema nunca foi recolher informação.
O problema sempre foi transformar essa informação em decisões, evidências e cumprimento.
