Im Bereich Compliance sind Informationen das A und O. Es reicht jedoch nicht aus, sie lediglich zu besitzen: Entscheidend ist, wie sie angefordert, gespeichert, ausgewertet und im Laufe der Zeit auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen seit Jahren Lieferantenfragebögen, interne Bewertungen und Zulassungsverfahren mit derselben altbewährten Kombination abwickeln: E-Mails, hin und her geschickte PDF-Dateien und Excel-Tabellen, bei denen niemand weiß, welche Version die endgültige ist.
Es funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Und im Bereich Compliance tritt dieser Moment in der Regel dann ein, wenn ein Audit, ein Kunde oder eine behördliche Überprüfung schnelle Antworten und eindeutige Nachweise verlangt.
Compliance Forms wurde ins Leben gerufen, um genau dieses Problem zu lösen.
Von Anfang an auf Compliance ausgelegt
„Compliance Forms“ ist das neue Modul von Ithikios, mit dem Sie die Erfassung von Informationen über Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und alle anderen mit Ihrem Unternehmen in Verbindung stehenden Dritten strukturiert verwalten können.
Auf den ersten Blick mag es an Google Forms oder Typeform erinnern, wurde jedoch speziell für die Anforderungen in den Bereichen Compliance, Datenschutz, Risikomanagement und Zertifizierung durch Dritte entwickelt.
Im Gegensatz zu allgemeinen Formularen ist Compliance Forms nicht für die Erstellung von Umfragen konzipiert. Es dient dazu, Informationen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verwalten und diese in umsetzbare Prozesse innerhalb des Unternehmens umzuwandeln.
Dadurch eignet es sich für den Einsatz in folgenden Prozessen:
- Zulassung von Lieferanten
- Risikobewertungen durch Dritte
- Fragebögen zur DSGVO und zur NIS2-Richtlinie
- Due Diligence
- Erklärungen zu Interessenkonflikten
- ESG-Fragebögen
- Beweissicherung und Dokumentation
All dies erfolgt innerhalb des Ithikios-Ökosystems und mit Datenspeicherung auf europäischem Gebiet.
Formulare, die sich an den Prozess anpassen
Ein Compliance-Formular darf keine statische Liste von Fragen sein. Es muss sich an den jeweiligen Kontext anpassen.
Aus diesem Grund ermöglicht Compliance Forms die Erstellung vollständig dynamischer Formulare mithilfe verschiedener Feldtypen, bedingter Anzeigeregeln, Gruppierungen nach Abschnitten, Validierungen sowie automatischer Punktwert- und Bewertungsfunktionen.
Das Ergebnis ist ein vereinfachter Prozess für die Befragten und wesentlich nützlichere Informationen für diejenigen, die diese auswerten müssen.
Darüber hinaus sind die Formulare wiederverwendbar, ermöglichen die sichere Erfassung von Unterlagen und gewährleisten die lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Antworten.
Von Antworten zu umsetzbaren Informationen
Hierin liegt der wahre Wert.
Herkömmliche Formulare dienen der Erfassung von Informationen. Anschließend muss jemand diese Informationen prüfen, auswerten und entscheiden, wie damit verfahren werden soll.
Mit „Compliance Forms“ können Sie Bewertungen vergeben, risikobehaftete Antworten erkennen und die gewonnenen Informationen als Grundlage für nachfolgende Bewertungs-, Zulassungs- oder Überwachungsprozesse nutzen.
So kann ein Lieferant beispielsweise einen Zulassungsfragebogen ausfüllen, Nachweise beifügen und eine automatische Bewertung erhalten, die direkt in den Prozess des Lieferantenmanagements des Unternehmens einfließt.
Keine Datenkopien. Kein Export von Tabellen. Keine wiederholte Aufbereitung derselben Informationen.
Nahtlos in das übrige Ithikios-System integriert
Die wahre Leistungsfähigkeit kommt erst dann zum Tragen, wenn die Formulare mit dem Rest der Plattform verknüpft werden:
- Verwaltung von Dritten
- Trust Center
- Risikomanagement
- Richtlinien und Zustimmungen
- Kontrollen und Nachweise
- Sicherheitsvorfälle
- Kanal für Reklamationen
Alle Informationen werden zentral gespeichert und sind über eine einzige Plattform zugänglich, wodurch die vollständige Rückverfolgbarkeit des Prozesses gewährleistet ist.
Weniger Tabellenkalkulationen. Mehr Kontrolle.
Die Professionalisierung dieser Prozesse erfordert keine groß angelegten Einführungsprojekte. Vielmehr ist ein flexibles, sicheres Tool erforderlich, das den aktuellen Anforderungen in Bezug auf Compliance, Datenschutz und Cybersicherheit gerecht wird.
Denn das Problem bestand nie darin, Informationen zu sammeln.
Das Problem bestand schon immer darin, diese Informationen in Entscheidungen, Belege und die Einhaltung von Vorschriften umzusetzen.
