Las empresas de más de 50 empleados en la Unión Europea, están obligadas a implantar un canal de denuncias o comunicaciones internas. En España esta obligación queda regulada con la Ley 2/2023. Las empresas para cumplir con esta ley, tienen la ventaja que pueden inspirarse en otras empresas, para ver algún ejemplo de canal de denuncias y simplificar el proceso de implementación.
¿Canal de denuncias o canal de comunicaciones internas?
Hasta hace muy poco los canales para la recepción de irregularidades se conocían como canales de denuncia o canales éticos. Con la publicación de la ley 2/2023, aparece el concepto de canal de comunicaciones internas como nueva denominación a los canales de denuncia.
Si bien el nuevo nombre está pensado, para evitar el carácter peyorativo de la denuncia. De momento, en el mercado en general se habla de canal de denuncia, aunque poco a poco se intenta cambiar esta nomenclatura.
El Sistema Interno de Información, más allá del canal de denuncias
Cuando las empresas hablan de la La ley 2/2023, muchas veces se refieren a la misma como la ley del canal de denuncias. Es importante destacar, que la ley tiene como objetivo principal la protección del informante, y que el canal de comunicaciones internas no es más que una de la herramientas imprescindibles para cumplir la ley.
Además, la ley diferencia el Sistema Interno de información del propio canal de denuncias. Es decir para cumplir la ley, hay que hacer más cosas que implementar el canal de denuncias. En concreto se identifica la necesidad de:
- Nombrar un responsable del sistema de información, nombrado por el consejo de administración.
- Integrar los distintos canales internos de información.
- Establecer una política o estrategia del canal que enuncie los principios generales en materia de Sistemas interno de información y defensa del informante.
- Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
- Establecer las garantías para la protección de los informantes
¿Qué debería tener un canal de denuncia para cumplir con la ley 2/2023?
La ley no describe como debe de ser un canal de comunicación interna en detalle. Si indica algunos elementos que deberían ser de cumplimiento obligatorio, si consideramos, además el modelo de sanciones asociado al incumplimiento normativo. En concreto, algunos de los puntos que identificamos son:
- Gestión confidencial de la información gestionada. Aquí, seguramente, se hace imprescindible que el canal cumpla con la ISO27001 o el ENS.
- Cumplir con los requisitos específicos de protección de datos. Conservación de las comunicaciones, anonimización y borrado de datos y comunicaciones según las características de la comunicación.
- Permitir comunicaciones anónimas y no anónimas.
- Proporcionar un canal de mensajería para poder mantener comunicación, incluso anónima, con el informante.
- Gestionar los plazos de gestión de comunicaciones, 7 días para la aceptación y 3 meses para la gestión.
Si te interesa saber más detalles de cómo implementar un canal de denuncias, puedes leer este post.
Canales de comunicación interno en grandes organizaciones
En este apartado os adjuntamos los links a algunos canales de comunicación o denuncia de grandes organizaiones para que podáis ver rápidamente sus características:
CaixaBank – Canal de denuncias
Banco Santander – Canal Abierto
Endesa – Canal ético
Repsol – Canal de ética y cumplimiento
En este post, hablamos de todos los canales, incluimos procedimientos, de las empresas del IBEX 35.
Las grandes empresas han apostado por plataformas digitales o software as a service para proporcionar un canal de comunicaciones internas a su ecosistema. Los dos softwares que claramente dominan este mercado son, el clásico «NAVEX» y «EQS Integrityline«, que tiene diferentes versiones después de sus varias adquisiciones. Ambos productos son soluciones de gama alta, que no solo dan cobertura a la necesidad del canal de denuncias y que están, principalmente, pensadas para grandes organizaciones.
Canales de denuncia en pequeñas y medianas organizaciones
Las organizaciones medianas y pequeñas necesitan soluciones ágiles y sencillas de implementar. Normalmente, no es necesaria demasiada configuración ni integración con los sistemas internos. Por tanto, simplicidad, seguridad y cumplimiento son sus requisitos básicos. En el 90% de los casos, buscan una solución que, básicamente, cubra los requisitos de la ley a un coste razonable.
Ahora os compartimos algún ejemplo de canal de denuncias para un entorno de empresa mediana o pequeña:
Osborne – Canal de comunicaciones anónimas
Eada – Canal de denuncias
Housfy – Canal de denuncias
Maas – Canal Ético
Drim – Canal de denuncias
En este entono de organización, encontramos empresas que aun implementan el canal con un correo electrónico. Este escenario no es recomendado, por el riesgo de cumplir el requisito de confidencialidad requerido por la ley. En el mercado hay diferentes soluciones pensadas para este tipo de empresas, algunas de las más implementadas son:
- ithikios, canal de denuncias saas, sencillo, seguro y fácil de implementar.
- Whistleblower software, canal de denuncias danés, diseñado para empresas medianas y grandes.
- i2ethics, pensado para empresas que quieran no solo el canal, si no también la gestión.
- Report2Box, solución de canal de denuncia saas proporcionada por una empresa especialista en protección de datos.
- Sesame HR, se trata de una solución de mínimos para aquellas empresas que ya tengan implementado el módulo de rrhh de Sesame.
Esperemos que este ejemplo de Canal de denuncias y de sistemas internos de información os ayuden en el proceso de implantación del vuestro. Desde aquí, puedes probar el canal de comunicaciones internas de ithikios, un canal saas, sencillo, seguro y muy fácil de implementar.
