En matière de conformité, l’information est primordiale. Mais il ne suffit pas de la posséder : ce qui importe, c’est la manière dont elle est collectée, stockée, évaluée et mise à jour au fil du temps.
Le problème, c’est que depuis des années, la plupart des organisations gèrent les questionnaires destinés aux fournisseurs, les évaluations internes et les processus de certification en utilisant toujours la même combinaison : des e-mails, des fichiers PDF échangés dans tous les sens et des feuilles Excel dont personne ne sait quelle est la version définitive.
Cela fonctionne jusqu’à ce que cela cesse de fonctionner. Et en matière de conformité, ce moment survient généralement lorsqu’un audit, un client ou un contrôle réglementaire exige des réponses rapides et des preuves claires.
Compliance Forms a été créé précisément pour résoudre ce problème.
Conçu pour garantir la conformité dès le départ
Compliance Forms est le nouveau module d’Ithikios permettant de gérer de manière structurée la collecte d’informations sur les employés, les fournisseurs, les clients et tout autre tiers lié à votre organisation.
À première vue, cela peut rappeler Google Forms ou Typeform, mais cet outil a été spécialement conçu pour répondre aux besoins en matière de conformité, de protection de la vie privée, de gestion des risques et d’homologation par des tiers.
Contrairement aux formulaires généraux, Compliance Forms n’est pas conçu pour créer des enquêtes. Il est destiné à gérer les informations relatives à la conformité réglementaire et à les transformer en processus exploitables au sein de l’organisation.
Cela permet de l’utiliser dans des processus tels que :
- Agrément des fournisseurs
- Évaluations des risques par des tiers
- Questionnaires relatifs au RGPD et à la directive NIS2
- Due diligence
- Déclarations relatives aux conflits d’intérêts
- Questionnaires ESG
- Collecte des éléments de preuve et de la documentation
Tout cela au sein de l’écosystème Ithikios et avec un stockage des données sur le territoire européen.
Des formulaires adaptés au processus
Un formulaire de conformité ne peut pas se résumer à une liste statique de questions. Il doit s’adapter au contexte.
C’est pourquoi Compliance Forms permet de configurer des formulaires entièrement dynamiques grâce à différents types de champs, des règles d’affichage conditionnelles, le regroupement par sections, des validations, des scores et des évaluations automatiques.
Il en résulte un processus plus simple pour la personne qui répond et des informations bien plus utiles pour celle qui doit les analyser.
De plus, ces formulaires sont réutilisables, permettent de collecter des documents en toute sécurité et garantissent une traçabilité complète de toutes les réponses.
Des réponses à des informations exploitables
C’est là que réside la véritable valeur.
Les formulaires traditionnels permettent de recueillir des informations. Ensuite, quelqu’un doit les examiner, les interpréter et décider de la suite à leur donner.
Compliance Forms permet d’attribuer des notes, de détecter les réponses présentant un risque et d’utiliser les informations obtenues comme base pour les processus ultérieurs d’évaluation, d’homologation ou de suivi.
Par exemple, un fournisseur peut remplir un questionnaire d’homologation, joindre des pièces justificatives et obtenir une évaluation automatique qui alimente directement le processus de gestion des tiers de l’organisation.
Pas de copie de données. Pas d’exportation de feuilles de calcul. Pas de retraitement incessant des mêmes informations.
En harmonie avec le reste d’Ithikios
C’est lorsque les formulaires sont reliés au reste de la plateforme que l’on constate toute leur puissance :
- Gestion des tiers
- Trust Center
- Gestion des risques
- Politiques et conditions d’acceptation
- Contrôles et justificatifs
- Incidents de sécurité
- Canal de plaintes
Toutes les informations sont centralisées et accessibles depuis un environnement unique, ce qui permet d’assurer une traçabilité complète du processus.
Moins de feuilles de calcul. Plus de contrôle.
La professionnalisation de ces processus ne nécessite pas de grands projets de mise en œuvre. Elle nécessite un outil flexible, sécurisé et adapté aux exigences actuelles en matière de conformité, de protection de la vie privée et de cybersécurité.
Car le problème n’a jamais été de collecter des informations.
Le problème a toujours été de transformer ces informations en décisions, en éléments probants et en mise en œuvre.
