Nel campo del compliance, le informazioni sono tutto. Ma non basta averle: conta come vengono richieste, come vengono archiviate, come vengono valutate e come vengono mantenute aggiornate nel tempo.
Il problema è che per anni la maggior parte delle organizzazioni ha gestito i questionari dei fornitori, le valutazioni interne e i processi di certificazione con la solita combinazione di sempre: e-mail, PDF che vengono mandati avanti e indietro e fogli Excel di cui nessuno sa quale sia la versione definitiva.
Funziona finché non smette di funzionare. E nel campo della compliance, quel momento di solito arriva quando un audit, un cliente o una verifica normativa richiedono risposte rapide e prove chiare.
Compliance Forms è nato proprio per risolvere questo problema.
Progettato per garantire la conformità fin dal primo minuto
Compliance Forms è il nuovo modulo di Ithikios che ti permette di gestire in modo strutturato la raccolta di informazioni su dipendenti, fornitori, clienti e qualsiasi altra parte terza legata alla tua organizzazione.
A prima vista potrebbe ricordare Google Forms o Typeform, ma è stato creato appositamente per soddisfare le esigenze in materia di conformità, privacy, gestione dei rischi e certificazione da parte di terzi.
A differenza dei moduli generici, Compliance Forms non è pensato per creare sondaggi. È pensato per gestire le informazioni relative alla conformità normativa e trasformarle in processi concreti all’interno dell’organizzazione.
Questo permette di utilizzarlo in processi come:
- Certificazione dei fornitori
- Valutazioni dei rischi effettuate da terzi
- Questionari sul GDPR e sulla direttiva NIS2
- Due diligence
- Dichiarazioni sui conflitti di interesse
- Questionari ESG
- Raccolta di prove e documentazione
Il tutto all’interno dell’ecosistema Ithikios e con l’archiviazione dei dati sul territorio europeo.
Moduli che si adattano al processo
Un modulo di compliance non può essere un semplice elenco statico di domande. Deve adattarsi al contesto.
Ecco perché Compliance Forms ti permette di configurare moduli completamente dinamici utilizzando diversi tipi di campi, regole di visualizzazione condizionali, raggruppamenti per sezioni, convalide, punteggi e valutazioni automatiche.
Il risultato è una procedura più semplice per chi risponde e informazioni molto più utili per chi deve analizzarle.
Inoltre, i moduli sono riutilizzabili, permettono di raccogliere la documentazione in modo sicuro e garantiscono la completa tracciabilità di tutte le risposte.
Dalle risposte alle informazioni utili
È proprio qui che sta il vero valore.
I moduli tradizionali raccolgono informazioni. Poi qualcuno deve esaminarle, interpretarle e decidere cosa farne.
Compliance Forms ti permette di assegnare punteggi, individuare risposte a rischio e utilizzare le informazioni ottenute come base per ulteriori processi di valutazione, omologazione o monitoraggio.
Ad esempio, un fornitore può compilare un questionario di omologazione, allegare la documentazione di supporto e ottenere una valutazione automatica che viene inserita direttamente nel processo di gestione dei terzi dell’organizzazione.
Senza copiare dati. Senza esportare fogli di calcolo. Senza rielaborare le stesse informazioni all’infinito.
In sintonia con il resto di Ithikios
La vera potenza si vede quando i moduli si integrano con il resto della piattaforma:
- Gestione di soggetti terzi
- Trust Center
- Gestione del rischio
- Condizioni e accetti
- Controlli e prove
- Problemi di sicurezza
- Canale delle segnalazioni
Tutte le informazioni sono centralizzate e accessibili da un unico ambiente, garantendo la completa tracciabilità del processo.
Meno fogli di calcolo. Più controllo.
Per rendere questi processi più professionali non servono grandi progetti di implementazione. Ci vuole uno strumento flessibile, sicuro e in grado di soddisfare le attuali esigenze in materia di conformità, privacy e sicurezza informatica.
Perché il problema non è mai stato raccogliere informazioni.
Il problema è sempre stato quello di trasformare quelle informazioni in decisioni, prove concrete e risultati concreti.
