Sabries demostrar que la teva plantilla coneix les polítiques laborals de l’empresa? Qui comprova que s’apliquen? On queden registrades les incidències i les mesures adoptades?
Moltes organitzacions tenen protocols, polítiques i procediments. La dificultat apareix després: mantenir-los actualitzats, comunicar els canvis, assignar responsables i comprovar-ne l’aplicació.
Una política pot estar aprovada i ser desconeguda per a bona part de la plantilla. Una formació es pot haver impartit sense que hi hagi un registre fiable. Un control pot figurar en un document sense que ningú sàpiga quan l’ha d’executar.
El compliance sociolaboral necessita continuïtat: persones responsables, processos definits i evidències del que es fa. La UNE 19604 ofereix un marc per organitzar aquest treball.
Què és la UNE 19604 i per a què serveix
La UNE 19604:2023 , Sistemes de gestió de compliance sociolaboral. Requisits amb orientació per al seu ús , és una norma espanyola que estableix requisits i orientacions per desenvolupar, mantenir i millorar un sistema de gestió del compliment sociolaboral.
La finalitat és ajudar a prevenir i gestionar els riscos d’incompliment i fomentar una cultura de compliment dins de l’organització.
A la pràctica, ajuda a respondre quatre preguntes:
- Quines obligacions i compromisos té lempresa?
- On es pot produir un incompliment?
- Quines mesures hi ha per prevenir-ho?
- Com es comprova que aquestes mesures funcionen?
Convé distingir tres qüestions:
- Complir la normativa laboral i de Seguretat Social: és obligatori, s’adopti o no la norma.
- Implantar un sistema basat en la UNE 19604: amb caràcter general és voluntari i permet organitzar la gestió del compliment.
- Certificar el sistema: és una avaluació independent i opcional de la conformitat amb els requisits de la norma.
L’empresa pot utilitzar aquest marc per millorar-ne la gestió interna sense buscar una certificació. També podeu decidir certificar el sistema quan vulgueu aportar una avaluació externa del seu funcionament.
L’UNE 19604 es pot coordinar amb altres sistemes de compliance, com ara els basats en ISO 37301 o UNE 19601. Això permet compartir processos de gestió i seguiment, mantenint l’abast específic de cadascun.
Quins riscos sociolaborals ha de considerar una empresa
El primer pas és identificar les obligacions aplicables i les situacions que en poden dificultar el compliment. Per a un diagnòstic inicial, aquests són alguns àmbits que cal revisar:
- Contractació: modalitats contractuals, períodes de prova, subcontractació i possibles situacions de cessió il·legal.
- Jornada i descans: registre de jornada, hores extraordinàries, descans i desconnexió digital.
- Retribució: càlcul i abonament de salaris, conceptes retributius i registre retributiu.
- Igualtat i no discriminació: selecció, promoció, condicions de treball i plans digualtat quan siguin exigibles.
- Prevenció de l’assetjament: mesures preventives, procediments dactuació i formació de les persones responsables.
- Drets col·lectius: informació i consulta a la representació legal de les persones treballadores.
- Seguretat Social: altes, baixes i cotitzacions.
- Vies de comunicació: recepció i gestió de possibles incompliments, amb procediments i garanties adequats.
- Tercers: contractistes i subcontractistes les pràctiques laborals dels quals puguin generar riscos o responsabilitats per a l’empresa principal.
Els llindars legals s’han de revisar per separat. Per exemple, el registre retributiu s’exigeix a totes les empreses, mentre que els plans d’igualtat són obligatoris, amb caràcter general, des de 50 persones treballadores, a més d’altres casos legalment previstos.
En matèria LGTBI, el RD 1026/2024 desenvolupa les mesures planificades d’igualtat i no discriminació per a empreses de més de 50 persones treballadores , incloent-hi un protocol davant de l’assetjament i la violència.
L’exposició varia segons l’activitat, la mida, el conveni aplicable, els centres de treball i l’organització dels serveis. Una empresa amb diversos torns i centres tindrà riscos diferents d’una altra amb una petita plantilla en un únic establiment.
El mapa de riscos ha de reflectir com funciona realment lempresa.
Una precisió sobre l‟abast: la UNE 19604 exclou la prevenció de riscos laborals. Aquesta matèria compta amb el seu propi marc legal i estàndards de gestió, com ara ISO 45001, encara que tots dos àmbits es poden coordinar.
Com passar dels riscos a un sistema de gestió
Per portar l’enfocament a la pràctica, connecta sis elements:
- Identificar les obligacions. Determinar quines lleis, convenis i compromisos assumits afecten l’organització i com es manté aquesta informació actualitzada.
- Avaluar els riscos. Analitzar on es pot produir un incompliment, les possibles conseqüències i les mesures que ja existeixen.
- Establir controls. Definir actuacions concretes: revisions, autoritzacions, comprovacions, comunicacions o formació.
- Assignar responsables. Aclarir qui executa cada actuació, amb quina freqüència i qui supervisa el resultat.
- Conservar evidències. Registrar què es va fer, quan, qui va intervenir i amb quin resultat.
- Revisar i millorar. Comprovar l’eficàcia de les mesures i ajustar-les davant d’incidències o canvis.
La UNE 19604 incorpora un enfocament basat en riscos i controls associats a aquests. Aquesta seqüència permet traslladar-lo a la feina quotidiana.
Per exemple, si una revisió detecta que el registre de jornada d‟un centre està incomplet, la troballa ha de generar una actuació amb responsable i termini. Després caldrà verificar-ne l’execució i valorar si el procediment necessita canvis.
Tancar la tasca només és una part del procés. També cal entendre per què es va produir el problema i quines mesures poden evitar-ne la repetició.
Un exemple pràctic: el protocol d’assetjament
Imaginem una empresa amb un protocol de prevenció i actuació davant de l’assetjament. Està aprovat i desat en una carpeta compartida.
Tot i això, ningú no pot confirmar quina versió va rebre cada persona, si les noves incorporacions el coneixen o si els que han d’intervenir saben com actuar.
Així es pot convertir aquest document en un procés operatiu:
| Pas | aplicat al protocol d’assetjament |
|---|---|
| Obligacions | Identificar la normativa, el conveni aplicable i els requisits del procediment. |
| Riscos | Desconeixement del protocol, dificultats per comunicar situacions o gestió de casos sense les garanties necessàries. |
| Controls | Comunicar el protocol, incorporar-lo al procés de benvinguda, formar els qui intervenen i comprovar que les vies de comunicació estan disponibles. |
| Responsables | Assignar la comunicació i la formació; designar les persones o òrgan instructor d’acord amb el protocol; definir la supervisió. |
| Evidències | Versió aprovada, registres de comunicació, formació impartida i revisions realitzades. |
| Revisió | Avaluar laplicació del procediment i millorar les mesures preventives a partir dels resultats. |
Les comunicacions rebudes s’han de gestionar amb confidencialitat, garanties per a totes les parts i les regles estrictes d’accés. La informació de cada cas s’ha de limitar a les persones autoritzades segons les funcions.
A més, cal separar les evidències generals de compliment —com la comunicació del protocol o la formació— de la documentació confidencial dels expedients.
El resultat: lempresa pot acreditar que el protocol està aprovat, sha comunicat i les persones responsables han rebut formació. També disposa d’informació per avaluar-ne l’aplicació i l’eficàcia.
Conservar evidències ha dajudar a comprovar el procés i protegir les persones.
Qui hi participa: RR. HH., compliance i direcció
La gestió sociolaboral exigeix coordinació entre funcions:
- RR. HH. coneix i gestiona els processos de contractació, incorporació, jornada, retribució i relacions laborals.
- La funció de compliance supervisa el sistema i fa el seguiment que li correspongui, amb l’autonomia i els recursos adequats.
- La direcció fixa prioritats, dóna suport a les polítiques i assigna recursos.
- Els comandaments intermedis prenen decisions diàries amb impacte laboral: torns, hores extraordinàries, permisos o distribució de la feina.
El repartiment concret dependrà de cada organització. Cada procés necessita un responsable, un mecanisme de supervisió i una via d’escalat. També cal respectar la participació de la representació de les persones treballadores quan correspongui.
Una prova senzilla permet detectar buits: si demà apareix una incidència, és clar qui ha d’actuar, a qui ha d’informar i qui en comprovarà la resolució?
Com pot ajudar la tecnologia
Quan les polítiques, els controls i les evidències es gestionen mitjançant carpetes, correus i fulls de càlcul, el seguiment pot dependre massa de persones concretes.
Amb el creixement apareixen versions duplicades, tasques pendents que passen desapercebudes i dificultats per reconstruir el que es va fer.
Una eina adequada facilita:
- Centralitzar polítiques i conservar el vostre historial de versions.
- Registrar la seva comunicació i les acceptacions quan escaiguin.
- Assignar controls i seguir-ne l’execució.
- Vincular les actuacions amb les seues evidències.
- Gestionar comunicacions amb permisos daccés i traçabilitat.
- Consulteu les tasques pendents i detecteu retards.
A Ithikios entenem el compliance operacional com la connexió entre les obligacions de l’empresa i les actuacions que permeten gestionar-les.
La gestió de polítiques, controls i evidències i el canal de denúncies poden donar suport a diferents processos d’un sistema sociolaboral, facilitant-ne l’organització i el seguiment.
El programari aporta traçabilitat. La seva utilitat depèn que hi hagi criteris clars, responsabilitats assignades i persones que executin i supervisin els processos.
Per on començar: un diagnòstic en quatre preguntes
Pots començar per un àmbit rellevant, com ara jornada, igualtat o prevenció de l’assetjament, i respondre:
- Quines obligacions i compromisos apliquen?
- Quins riscos hem identificat?
- Quins controls s’executen i qui n’és responsable?
- Quines evidències permeten comprovar-ho?
Les mancances solen adoptar tres formes: manca una mesura preventiva; el control existeix, però ningú no té assignada la seva execució; o la feina es fa sense deixar un registre suficient.
Prioritza-les segons la seva importància i converteix el diagnòstic en un pla amb responsables, terminis i seguiment. Començar per un àmbit permet avançar, tot i que la implantació completa requereix abordar l’abast definit per al sistema.
L’objectiu és que l’empresa sàpiga què ha de fer, ho faci i ho pugui demostrar.
A Ithikios t’ajudem a organitzar polítiques, controls i evidències per donar continuïtat a la teva gestió de compliance. Demana una demo per conèixer com donar suport a aquests processos amb una gestió centralitzada i traçable.
Preguntes freqüents sobre la UNEIX 19604
És obligatori implantar la UNEIX 19604?
Amb caràcter general, la seva adopció és voluntària. El que és obligatori és complir la normativa laboral i de Seguretat Social aplicable. També convé revisar si hi ha exigències contractuals específiques per a l’organització.
La UNE 19604 és certificable?
Sí. El sistema es pot sotmetre a una auditoria i certificació independent. La certificació és opcional: la norma també es pot utilitzar per millorar la gestió interna.
Quina diferència hi ha entre la UNEIX 19604 i la UNEIX 19601?
La UNE 19601 aborda el compliance penal. La UNE 19604 se centra en el compliance sociolaboral, incloent-hi obligacions que no tenen necessàriament rellevància penal. Ambdós sistemes es poden coordinar, conservant el seu abast específic.
Inclou la prevenció de riscs laborals?
No. La norma exclou aquesta matèria, que disposa del seu propi marc legal i estàndards de gestió.
Quina relació té amb el canal de denúncies?
La UNE 19604 incorpora requisits relacionats amb el canal de denúncies. Aquest pot contribuir a detectar possibles incompliments sociolaborals.
S’ha de distingir aquest ús de l’àmbit de protecció de la Llei 2/2023: no tota queixa laboral hi queda compresa. La llei inclou, entre altres supòsits, possibles infraccions penals o administratives greus o molt greus. Per això cal coordinar el canal amb els procediments laborals específics.
Té sentit per a una pime?
Sí, adaptant el sistema a la seva mida, activitat i riscs. La norma es va dissenyar per poder aplicar-se a organitzacions de diferents dimensions.
Quan es triga a implantar-la?
Depèn de labast i del punt de partida. Per estimar-ho, convé revisar les obligacions, els riscos, els controls existents i les evidències disponibles. Tenir polítiques aprovades ajuda, però també cal comprovar-ne l’aplicació i l’eficàcia del sistema.
*Article millorat amb ajuda d’IA.
