Sapresti dimostrare che il tuo personale conosce le politiche lavorative dell’azienda? Chi controlla che vengano applicate? Dove vengono registrati gli incidenti e le misure adottate?
Molte organizzazioni dispongono di protocolli, politiche e procedure. La difficoltà sorge dopo: mantenerli aggiornati, comunicare le modifiche, assegnare i responsabili e verificarne l’applicazione.
Una politica può essere stata approvata senza che gran parte del personale ne sia a conoscenza. Un corso di formazione può essere stato tenuto senza che ci sia un registro affidabile. Un controllo può essere indicato in un documento senza che nessuno sappia quando va fatto.
La conformità socio-lavorativa richiede continuità: persone responsabili, processi ben definiti e prove concrete di ciò che viene fatto. La norma UNE 19604 offre un quadro di riferimento per organizzare questo lavoro.
Cos’è la norma UNE 19604 e a cosa serve
La norma UNE 19604:2023, “Sistemi di gestione della conformità socio-lavorativa. Requisiti e linee guida per l’uso”, è una norma spagnola che stabilisce i requisiti e le linee guida per sviluppare, mantenere e migliorare un sistema di gestione della conformità socio-lavorativa.
Il suo scopo è aiutare a prevenire e gestire i rischi di non conformità e promuovere una cultura della conformità all’interno dell’organizzazione.
In pratica, aiuta a rispondere a quattro domande:
- Quali sono gli obblighi e gli impegni dell’azienda?
- Dove può verificarsi un inadempimento?
- Quali misure esistono per prevenirlo?
- Come si verifica che queste misure funzionino?
È bene distinguere tre aspetti:
- Rispettare la normativa sul lavoro e sulla previdenza sociale: è obbligatorio, indipendentemente dal fatto che la norma venga adottata o meno.
- Implementare un sistema basato sulla norma UNE 19604: in linea di massima, è facoltativo e permette di organizzare la gestione della conformità.
- Certificare il sistema: si tratta di una valutazione indipendente e facoltativa della sua conformità ai requisiti della norma.
L’azienda può usare questo quadro di riferimento per migliorare la propria gestione interna senza dover ottenere una certificazione. Può anche decidere di certificare il sistema quando vuole avere una valutazione esterna del suo funzionamento.
La norma UNE 19604 può essere integrata con altri sistemi di compliance, come quelli basati sulla norma ISO 37301 o sulla norma UNE 19601. Questo permette di condividere i processi di gestione e monitoraggio, mantenendo l’ambito specifico di ciascuno.
Quali rischi socio-lavorativi deve considerare un’azienda
Il primo passo è identificare gli obblighi applicabili e le situazioni che potrebbero ostacolarne il rispetto. Per una prima analisi, ecco alcuni ambiti che vale la pena esaminare:
- Assunzioni: tipologie contrattuali, periodi di prova, subappalto e possibili casi di cessione illegale.
- Orario di lavoro e pause: registrazione dell’orario, straordinari, pause e disconnessione digitale.
- Retribuzione: calcolo e pagamento degli stipendi, voci retributive e registro delle retribuzioni.
- Parità e non discriminazione: selezione, promozione, condizioni di lavoro e piani di parità quando sono obbligatori.
- Prevenzione delle molestie: misure preventive, procedure di intervento e formazione dei responsabili.
- Diritti collettivi: informazione e consultazione con i rappresentanti legali dei lavoratori.
- Previdenza sociale: iscrizioni, cancellazioni e contributi.
- Canali di comunicazione: ricezione e gestione di eventuali inadempienze, con procedure e garanzie adeguate.
- Terzi: appaltatori e subappaltatori le cui pratiche lavorative possano comportare rischi o responsabilità per l’azienda principale.
Le soglie previste dalla legge vanno esaminate separatamente. Ad esempio, il registro delle retribuzioni è obbligatorio per tutte le aziende, mentre i piani per la parità sono obbligatori, in linea di massima, a partire da 50 lavoratori, oltre ad altri casi previsti dalla legge.
Per quanto riguarda le questioni LGTBI, il RD 1026/2024 definisce le misure previste in materia di uguaglianza e non discriminazione per le aziende con più di 50 dipendenti, compreso un protocollo contro le molestie e la violenza.
L’esposizione varia a seconda dell’attività, delle dimensioni, del contratto collettivo applicabile, dei luoghi di lavoro e dell’organizzazione dei servizi. Un’azienda con più turni e sedi avrà rischi diversi rispetto a un’altra con pochi dipendenti in un unico stabilimento.
La mappa dei rischi deve rispecchiare il modo in cui l’azienda opera realmente.
Una precisazione sull’ambito di applicazione: la norma UNE 19604 esclude la prevenzione dei rischi sul lavoro. Questo ambito ha un proprio quadro normativo e standard di gestione, come la norma ISO 45001, anche se i due ambiti possono essere coordinati.
Come passare dai rischi a un sistema di gestione
Per mettere in pratica questo approccio, metti in relazione sei elementi:
- Identificare gli obblighi. Capire quali leggi, accordi e impegni presi riguardano l’organizzazione e come si fa a tenere aggiornate queste informazioni.
- Valutare i rischi. Analizzare dove potrebbe verificarsi una violazione, le sue possibili conseguenze e le misure già in atto.
- Stabilire dei controlli. Definire azioni concrete: revisioni, autorizzazioni, verifiche, comunicazioni o formazione.
- Assegnare i responsabili. Chiarire chi esegue ogni azione, con quale frequenza e chi ne controlla il risultato.
- Conservare le prove. Registrare cosa è stato fatto, quando, chi è intervenuto e con quale risultato.
- Rivedere e migliorare. Verificare l’efficacia delle misure e adattarle in caso di incidenti o cambiamenti.
La norma UNE 19604 prevede un approccio basato sui rischi e sui relativi controlli. Questo metodo permette di applicarlo al lavoro di tutti i giorni.
Ad esempio, se un controllo rileva che il registro delle presenze di una struttura è incompleto, questa constatazione deve portare a un intervento con un responsabile e una scadenza. Dopodiché bisognerà verificare che sia stato fatto e valutare se la procedura va modificata.
Chiudere l’attività è solo una parte del processo. Bisogna anche capire perché si è verificato il problema e quali misure possono impedirne il ripetersi.
Un esempio pratico: il protocollo contro le molestie
Immaginiamo un’azienda con un protocollo di prevenzione e intervento contro le molestie. È stato approvato e salvato in una cartella condivisa.
Tuttavia, nessuno può confermare quale versione abbia ricevuto ogni persona, se i nuovi assunti lo conoscano o se chi deve intervenire sappia come comportarsi.
Ecco come trasformare quel documento in un processo operativo:
| Passo | Applicato al protocollo sulle molestie |
|---|---|
| Obblighi | Identificare la normativa, il contratto collettivo applicabile e i requisiti della procedura. |
| Rischi | Mancata conoscenza del protocollo, difficoltà nel segnalare le situazioni o gestione dei casi senza le garanzie necessarie. |
| Controlli | Comunicare il protocollo, integrarlo nel processo di accoglienza, formare chi è coinvolto e verificare che i canali di comunicazione siano disponibili. |
| Responsabili | Assegnare i compiti di comunicazione e formazione; designare le persone o l’organo incaricato dell’istruttoria secondo il protocollo; definire le modalità di supervisione. |
| Documentazione | Versione approvata, registri delle comunicazioni, formazione svolta e revisioni effettuate. |
| Revisione | Valutare l’applicazione della procedura e migliorare le misure preventive sulla base dei risultati. |
Le comunicazioni ricevute devono essere gestite con riservatezza, garantendo la tutela di tutte le parti e rispettando rigide regole di accesso. Le informazioni relative a ciascun caso devono essere limitate alle persone autorizzate in base alle loro funzioni.
Inoltre, è bene separare le prove generali di conformità — come la comunicazione del protocollo o la formazione — dalla documentazione riservata dei fascicoli.
Il risultato: l’azienda può dimostrare che il protocollo è stato approvato, comunicato e che le persone responsabili hanno ricevuto la formazione necessaria. Dispone inoltre delle informazioni necessarie per valutarne l’applicazione e l’efficacia.
Conservare le prove deve aiutare a verificare il processo e a proteggere le persone.
Chi partecipa: Risorse Umane, Compliance e Direzione
La gestione socio-lavorativa richiede coordinamento tra le diverse funzioni:
- Il reparto Risorse Umane si occupa dei processi di assunzione, inserimento, orario di lavoro, retribuzione e rapporti di lavoro.
- La funzione di compliance supervisiona il sistema e ne garantisce il monitoraggio, con l’autonomia e le risorse adeguate.
- La direzione stabilisce le priorità, sostiene le politiche e assegna le risorse.
- I quadri intermedi prendono decisioni quotidiane che incidono sul lavoro: turni, straordinari, permessi o distribuzione del lavoro.
La ripartizione concreta dipenderà da ogni singola organizzazione. Ogni processo ha bisogno di un responsabile, di un meccanismo di supervisione e di una procedura di escalation. Inoltre, bisogna garantire la partecipazione dei rappresentanti dei lavoratori quando è necessario.
C’è un semplice test per individuare eventuali lacune: se domani si verificasse un problema, è chiaro chi deve intervenire, a chi deve riferire e chi verificherà che sia stato risolto?
Come può aiutare la tecnologia
Quando le politiche, i controlli e i dati vengono gestiti tramite cartelle, e-mail e fogli di calcolo, il monitoraggio può dipendere troppo da persone specifiche.
Con la crescita del lavoro, compaiono versioni duplicate, attività in sospeso che passano inosservate e difficoltà nel ricostruire ciò che è stato fatto.
Uno strumento adeguato facilita:
- Centralizzare le politiche e conservarne la cronologia delle versioni.
- Registrare le comunicazioni e le approvazioni, quando necessario.
- Assegnare i controlli e monitorarne l’esecuzione.
- Collegare le azioni alle relative prove.
- Gestire le comunicazioni con autorizzazioni di accesso e tracciabilità.
- Controllare le attività in sospeso e individuare eventuali ritardi.
Noi di Ithikios intendiamo la compliance operativa come il collegamento tra gli obblighi dell’azienda e le azioni che permettono di gestirli.
La gestione delle politiche, dei controlli e delle prove, insieme al canale di segnalazione, può supportare diversi processi di un sistema socio-lavorativo, facilitandone l’organizzazione e il monitoraggio.
Il software garantisce la tracciabilità. La sua utilità dipende dall’esistenza di criteri chiari, responsabilità ben definite e persone che eseguono e supervisionano i processi.
Da dove iniziare: una diagnosi in quattro domande
Puoi iniziare da un ambito rilevante, come l’orario di lavoro, la parità o la prevenzione delle molestie, e rispondere a:
- Quali sono gli obblighi e gli impegni da rispettare?
- Quali rischi abbiamo individuato?
- Quali controlli vengono effettuati e chi ne è responsabile?
- Quali prove permettono di verificarlo?
Le carenze di solito si presentano in tre modi: manca una misura preventiva; il controllo c’è, ma nessuno è incaricato di metterlo in pratica; oppure il lavoro viene svolto senza lasciare una documentazione sufficiente.
Dai loro una priorità in base all’importanza e trasforma la diagnosi in un piano con responsabili, scadenze e monitoraggio. Iniziare da un ambito ti permette di andare avanti, anche se l’implementazione completa richiederà di affrontare l’intero ambito definito per il sistema.
L’obiettivo è che l’azienda sappia cosa deve fare, lo faccia e sia in grado di dimostrarlo.
Noi di Ithikios ti aiutiamo a organizzare politiche, controlli e documentazione per garantire la continuità della tua gestione della compliance. Richiedi una demo per scoprire come supportare questi processi con una gestione centralizzata e tracciabile.
Domande frequenti sulla norma UNE 19604
È obbligatorio adottare la norma UNE 19604?
In linea generale, la sua adozione è volontaria. È obbligatorio invece rispettare la normativa vigente in materia di lavoro e previdenza sociale. È inoltre opportuno verificare se esistono requisiti contrattuali specifici per la tua organizzazione.
La norma UNE 19604 è certificabile?
Sì. Il sistema può essere sottoposto a un audit e a una certificazione indipendenti. La certificazione è facoltativa: la norma può essere utilizzata anche per migliorare la gestione interna.
Qual è la differenza tra la norma UNE 19604 e la norma UNE 19601?
La norma UNE 19601 riguarda la compliance penale. La norma UNE 19604 si concentra sulla compliance socio-lavorativa, includendo obblighi che non hanno necessariamente rilevanza penale. Entrambi i sistemi possono essere coordinati, mantenendo il proprio ambito specifico.
Include la prevenzione dei rischi sul lavoro?
No. La norma esclude questo ambito, che ha un proprio quadro giuridico e standard di gestione.
Che rapporto c’è con il canale di segnalazione?
La norma UNE 19604 prevede dei requisiti relativi al canale di segnalazione. Questo può aiutare a individuare possibili violazioni in ambito socio-lavorativo.
Bisogna distinguere questo utilizzo dall’ambito di applicazione della Legge 2/2023: non tutti i reclami sul lavoro rientrano in essa. La legge include, tra le altre cose, possibili infrazioni penali o amministrative gravi o molto gravi. Per questo è necessario coordinare il canale con le procedure specifiche in materia di lavoro.
Ha senso per una PMI?
Sì, adattando il sistema alle sue dimensioni, alla sua attività e ai suoi rischi. La norma è stata pensata per poter essere applicata in organizzazioni di diverse dimensioni.
Quanto tempo ci vuole per implementarla?
Dipende dalla portata e dal punto di partenza. Per fare una stima, è bene esaminare gli obblighi, i rischi, i controlli esistenti e le prove disponibili. Avere delle politiche approvate aiuta, ma bisogna anche verificare la loro applicazione e l’efficacia del sistema.
*Articolo migliorato con l’aiuto dell’IA.
