Seriez-vous en mesure de prouver que votre personnel connaît les politiques de l’entreprise en matière de travail ? Qui vérifie qu’elles sont bien appliquées ? Où sont consignés les incidents et les mesures prises ?
De nombreuses organisations disposent de protocoles, de politiques et de procédures. La difficulté survient ensuite : les maintenir à jour, communiquer les changements, désigner les responsables et vérifier leur mise en œuvre.
Une politique peut avoir été adoptée sans qu’une grande partie du personnel en ait connaissance. Une formation peut avoir été dispensée sans qu’il n’existe de registre fiable. Un contrôle peut figurer dans un document sans que personne ne sache quand il doit être mis en œuvre.
La conformité socio-professionnelle nécessite une continuité : des personnes responsables, des processus définis et des preuves des actions menées. La norme UNE 19604 offre un cadre permettant d’organiser ce travail.
Qu’est-ce que la norme UNE 19604 et à quoi sert-elle ?
La norme UNE 19604:2023, « Systèmes de gestion de la conformité sociale et du travail. Exigences et lignes directrices », est une norme espagnole qui définit les exigences et les lignes directrices permettant de mettre en place, de maintenir et d’améliorer un système de gestion de la conformité sociale et du travail.
Son objectif est de contribuer à prévenir et à gérer les risques de non-conformité et de promouvoir une culture de conformité au sein de l’organisation.
Concrètement, cela permet de répondre à quatre questions :
- Quelles sont les obligations et les engagements de l’entreprise ?
- Dans quels cas un manquement peut-il se produire ?
- Quelles mesures existent pour l’éviter ?
- Comment vérifie-t-on que ces mesures sont efficaces ?
Il convient de distinguer trois points :
- Respecter la réglementation du travail et de la Sécurité sociale : c’est obligatoire, que la norme soit adoptée ou non.
- Mettre en place un système basé sur la norme UNE 19604 : d’une manière générale, cette démarche est facultative et permet d’organiser la gestion de la conformité.
- Certifier le système : il s’agit d’une évaluation indépendante et facultative de sa conformité aux exigences de la norme.
L’entreprise peut utiliser ce référentiel pour améliorer sa gestion interne sans chercher à obtenir une certification. Elle peut également décider de certifier le système lorsqu’elle souhaite disposer d’une évaluation externe de son fonctionnement.
La norme UNE 19604 peut être coordonnée avec d’autres systèmes de conformité, tels que ceux fondés sur la norme ISO 37301 ou la norme UNE 19601. Cela permet de partager des processus de gestion et de suivi, tout en conservant le champ d’application spécifique de chacun.
Quels risques socio-professionnels une entreprise doit-elle prendre en compte ?
La première étape consiste à identifier les obligations applicables et les situations susceptibles d’en entraver le respect. Pour un premier diagnostic, voici quelques domaines qu’il convient d’examiner :
- Embauche : types de contrats, périodes d’essai, sous-traitance et situations éventuelles de cession illégale.
- Temps de travail et pauses : enregistrement du temps de travail, heures supplémentaires, pauses et déconnexion numérique.
- Rémunération : calcul et versement des salaires, éléments de rémunération et registre des rémunérations.
- Égalité et non-discrimination : recrutement, promotion, conditions de travail et plans d’égalité lorsqu’ils sont exigés.
- Prévention du harcèlement : mesures préventives, procédures d’intervention et formation des personnes responsables.
- Droits collectifs : information et consultation des représentants légaux des salariés.
- Sécurité sociale : inscriptions, radiations et cotisations.
- Canaux de communication : réception et gestion des éventuels manquements, avec des procédures et des garanties appropriées.
- Tiers : prestataires et sous-traitants dont les pratiques de travail sont susceptibles d’engendrer des risques ou des responsabilités pour l’entreprise principale.
Les seuils légaux doivent être examinés séparément. Par exemple, la déclaration des rémunérations est obligatoire pour toutes les entreprises, tandis que les plans d’égalité sont obligatoires, de manière générale, à partir de 50 salariés, outre d’autres cas prévus par la loi.
En matière de questions LGTBI, le décret royal n° 1026/2024 met en œuvre les mesures prévues en matière d’égalité et de non-discrimination pour les entreprises comptant plus de 50 salariés, notamment un protocole de lutte contre le harcèlement et la violence.
L’exposition varie en fonction de l’activité, de la taille, de la convention collective applicable, des lieux de travail et de l’organisation des services. Une entreprise fonctionnant en plusieurs équipes et disposant de plusieurs sites présentera des risques différents de ceux d’une autre entreprise dont l’effectif est réduit et qui opère sur un seul site.
La cartographie des risques doit refléter le fonctionnement réel de l’entreprise.
Précision concernant le champ d’application : la norme UNE 19604 exclut la prévention des risques professionnels. Ce domaine dispose de son propre cadre juridique et de ses propres normes de gestion, telles que la norme ISO 45001, bien que ces deux domaines puissent être coordonnés.
Comment passer des risques à un système de gestion
Pour mettre cette approche en pratique, reliez six éléments :
- Identifier les obligations. Déterminer quelles lois, conventions et engagements pris concernent l’organisation et comment ces informations sont tenues à jour.
- Évaluer les risques. Analyser les situations susceptibles d’entraîner un manquement, leurs conséquences possibles et les mesures déjà en place.
- Mettre en place des contrôles. Définir des actions concrètes : révisions, autorisations, vérifications, communications ou formations.
- Désigner les responsables. Préciser qui met en œuvre chaque mesure, à quelle fréquence et qui en supervise le résultat.
- Conserver les preuves. Consigner ce qui a été fait, quand, qui est intervenu et avec quel résultat.
- Réviser et améliorer. Vérifier l’efficacité des mesures et les adapter en cas d’incidents ou de changements.
La norme UNE 19604 intègre une approche fondée sur les risques et les contrôles qui y sont associés. Cette démarche permet de la transposer dans le travail quotidien.
Par exemple, si un contrôle révèle que le registre des heures de travail d’un établissement est incomplet, ce constat doit donner lieu à une action précisant le responsable et le délai. Il faudra ensuite vérifier sa mise en œuvre et évaluer si la procédure doit être modifiée.
La clôture de la tâche ne constitue qu’une partie du processus. Il faut également comprendre pourquoi le problème s’est produit et quelles mesures peuvent empêcher qu’il ne se reproduise.
Un exemple concret : le protocole de lutte contre le harcèlement
Imaginons une entreprise dotée d’un protocole de prévention et d’intervention en matière de harcèlement. Celui-ci est approuvé et conservé dans un dossier partagé.
Cependant, personne ne peut confirmer quelle version chaque personne a reçue, si les nouveaux arrivants en ont pris connaissance ou si les personnes chargées d’intervenir savent comment agir.
Voici comment ce document peut se transformer en un processus opérationnel :
| Étape | Appliqué au protocole relatif au harcèlement |
|---|---|
| Obligations | Identifier la réglementation, la convention applicable et les exigences de la procédure. |
| Risques | Méconnaissance du protocole, difficultés à signaler des situations ou gestion des cas sans les garanties nécessaires. |
| Mesures de contrôle | Communiquer le protocole, l’intégrer au processus d’accueil, former les personnes concernées et vérifier que les canaux de communication sont disponibles. |
| Responsables | Confier la communication et la formation ; désigner les personnes ou l’instance chargée de l’instruction conformément au protocole ; définir les modalités de supervision. |
| Justificatifs | Version approuvée, registres de communication, formations dispensées et révisions effectuées. |
| Révision | Évaluer la mise en œuvre de la procédure et améliorer les mesures préventives à partir des résultats. |
Les communications reçues doivent être traitées en toute confidentialité, avec des garanties pour toutes les parties et des règles d’accès strictes. L’accès aux informations relatives à chaque dossier doit être limité aux personnes autorisées en fonction de leurs attributions.
En outre, il convient de distinguer les éléments généraux attestant de la conformité — tels que la diffusion du protocole ou la formation — de la documentation confidentielle contenue dans les dossiers.
Résultat : l’entreprise peut prouver que le protocole a été approuvé, qu’il a été communiqué et que les personnes responsables ont reçu une formation. Elle dispose également d’informations permettant d’évaluer sa mise en œuvre et son efficacité.
La conservation des preuves doit permettre de vérifier le processus et de protéger les personnes.
Qui participe : les RH, le service de conformité et la direction
La gestion socioprofessionnelle exige une coordination entre les différents services :
- Le service des ressources humaines gère les processus de recrutement, d’intégration, d’horaires de travail, de rémunération et de relations de travail.
- La fonction de conformité supervise le système et assure le suivi qui lui incombe, en disposant de l’autonomie et des ressources adéquates.
- La direction fixe les priorités, soutient les politiques et alloue les ressources.
- Les cadres intermédiaires prennent quotidiennement des décisions ayant une incidence sur les conditions de travail : horaires, heures supplémentaires, congés ou répartition du travail.
La répartition concrète dépendra de chaque organisation. Chaque processus nécessite un responsable, un mécanisme de supervision et une procédure de remontée d’informations. Il convient également de respecter la participation des représentants des salariés lorsque cela s’impose.
Un test simple permet de détecter les lacunes : si un incident survient demain, sait-on clairement qui doit intervenir, à qui il doit en rendre compte et qui vérifiera qu’il a été résolu ?
Comment la technologie peut-elle vous aider ?
Lorsque les politiques, les contrôles et les données sont gérés à l’aide de dossiers, d’e-mails et de tableurs, le suivi peut dépendre excessivement de certaines personnes.
Avec la croissance, des versions en double apparaissent, des tâches en attente passent inaperçues et il devient difficile de retracer ce qui a été fait.
Un outil adapté facilite :
- Centraliser les politiques et conserver l’historique de leurs versions.
- Consigner vos communications et les acceptations, le cas échéant.
- Attribuer des contrôles et suivre leur mise en œuvre.
- Relier les actions aux pièces justificatives correspondantes.
- Gérer les communications grâce à des autorisations d’accès et à la traçabilité.
- Consulter les tâches en attente et détecter les retards.
Chez Ithikios, nous concevons la conformité opérationnelle comme le lien entre les obligations de l’entreprise et les mesures permettant de les gérer.
La gestion des politiques, des contrôles et des preuves, ainsi que le dispositif d’alerte, peuvent soutenir différents processus d’un système socio-professionnel, en facilitant leur organisation et leur suivi.
Le logiciel assure la traçabilité. Son utilité repose sur l’existence de critères clairs, de responsabilités attribuées et de personnes chargées de mettre en œuvre et de superviser les processus.
Par où commencer : un diagnostic en quatre questions
Vous pouvez commencer par un domaine pertinent, tel que le temps de travail, l’égalité ou la prévention du harcèlement, et répondre aux questions suivantes :
- Quelles sont les obligations et les engagements applicables ?
- Quels risques avons-nous identifiés ?
- Quels contrôles sont mis en œuvre et qui en est responsable ?
- Quels éléments permettent de le vérifier ?
Les lacunes se présentent généralement sous trois formes : il manque une mesure préventive ; le contrôle existe, mais personne n’est chargé de sa mise en œuvre ; ou le travail est effectué sans laisser de trace suffisante.
Classez-les par ordre d’importance et transformez ce diagnostic en un plan comportant des responsables, des délais et un suivi. Commencer par un domaine permet d’avancer, même si la mise en œuvre complète nécessitera de traiter l’ensemble du périmètre défini pour le système.
L’objectif est que l’entreprise sache ce qu’elle doit faire, qu’elle le fasse et qu’elle puisse le prouver.
Chez Ithikios, nous vous aidons à mettre en place des politiques, des contrôles et des justificatifs afin d’assurer la continuité de votre gestion de la conformité. Demandez une démonstration pour découvrir comment soutenir ces processus grâce à une gestion centralisée et traçable.
Foire aux questions sur la norme UNE 19604
La mise en œuvre de la norme UNE 19604 est-elle obligatoire ?
D’une manière générale, son adoption est facultative. Ce qui est obligatoire, c’est de respecter la réglementation applicable en matière de travail et de Sécurité sociale. Il convient également de vérifier s’il existe des exigences contractuelles spécifiques à l’organisation.
La norme UNE 19604 peut-elle faire l’objet d’une certification ?
Oui. Le système peut faire l’objet d’un audit et d’une certification indépendants. La certification est facultative : la norme peut également être utilisée pour améliorer la gestion interne.
Quelle est la différence entre la norme UNE 19604 et la norme UNE 19601 ?
La norme UNE 19601 traite de la conformité pénale. La norme UNE 19604 se concentre sur la conformité socio-professionnelle, y compris les obligations qui ne relèvent pas nécessairement du domaine pénal. Ces deux systèmes peuvent être coordonnés, tout en conservant leur champ d’application spécifique.
La prévention des risques professionnels est-elle incluse ?
Non. La norme exclut ce domaine, qui dispose de son propre cadre juridique et de ses propres normes de gestion.
Quel est le lien avec le dispositif d’alerte ?
La norme UNE 19604 prévoit des exigences relatives au dispositif de signalement. Celui-ci peut contribuer à détecter d’éventuels manquements en matière sociale et de droit du travail.
Il convient de distinguer cette utilisation du champ d’application de la loi n° 2/2023 : toutes les plaintes en matière de travail ne relèvent pas de celle-ci. La loi inclut, entre autres cas, les infractions pénales ou administratives graves ou très graves. C’est pourquoi il est nécessaire de coordonner ce dispositif avec les procédures spécifiques en matière de travail.
Cela a-t-il un intérêt pour une PME ?
Oui, à condition d’adapter le système à sa taille, à son activité et à ses risques. La norme a été conçue pour pouvoir s’appliquer à des organisations de différentes tailles.
Combien de temps faut-il pour la mettre en place ?
Cela dépend de l’ampleur du projet et de la situation de départ. Pour l’estimer, il convient d’examiner les obligations, les risques, les contrôles existants et les éléments de preuve disponibles. Disposer de politiques approuvées est utile, mais il faut également vérifier leur application et l’efficacité du système.
*Article amélioré à l’aide de l’IA.
