Consegues provar que a tua equipa conhece as políticas laborais da empresa? Quem verifica se elas são aplicadas? Onde ficam registadas as incidências e as medidas tomadas?
Muitas organizações têm protocolos, políticas e procedimentos. A dificuldade surge depois: mantê-los atualizados, comunicar as alterações, designar responsáveis e verificar a sua aplicação.
Uma política pode ter sido aprovada e, mesmo assim, ser desconhecida por grande parte do pessoal. Uma formação pode ter sido ministrada sem que exista um registo fiável. Um controlo pode constar num documento sem que ninguém saiba quando deve ser executado.
A conformidade sociolaboral precisa de continuidade: pessoas responsáveis, processos definidos e provas do que está a ser feito. A norma UNE 19604 oferece um quadro para organizar esse trabalho.
O que é a norma UNE 19604 e para que serve
A norma UNE 19604:2023, «Sistemas de gestão da conformidade sociolaboral. Requisitos com orientações para a sua utilização», é uma norma espanhola que estabelece requisitos e orientações para desenvolver, manter e melhorar um sistema de gestão da conformidade sociolaboral.
O objetivo é ajudar a prevenir e gerir os riscos de incumprimento e promover uma cultura de conformidade dentro da organização.
Na prática, ajuda a responder a quatro perguntas:
- Que obrigações e compromissos tem a empresa?
- Onde é que pode ocorrer um incumprimento?
- Que medidas existem para o evitar?
- Como se verifica se essas medidas funcionam?
É importante distinguir três questões:
- Cumprir a legislação laboral e da Segurança Social: é obrigatório, quer a norma seja adotada ou não.
- Implementar um sistema baseado na norma UNE 19604: em geral, é voluntário e permite organizar a gestão da conformidade.
- Certificar o sistema: trata-se de uma avaliação independente e opcional da sua conformidade com os requisitos da norma.
A empresa pode usar este quadro para melhorar a sua gestão interna sem precisar de obter uma certificação. Também pode decidir certificar o sistema quando quiser ter uma avaliação externa do seu funcionamento.
A norma UNE 19604 pode ser coordenada com outros sistemas de conformidade, como os baseados na ISO 37301 ou na UNE 19601. Isto permite partilhar processos de gestão e acompanhamento, mantendo o âmbito específico de cada um.
Que riscos sociolaborais deve uma empresa ter em conta
O primeiro passo é identificar as obrigações aplicáveis e as situações que podem dificultar o seu cumprimento. Para um diagnóstico inicial, eis algumas áreas que vale a pena analisar:
- Contratação: modalidades contratuais, períodos de experiência, subcontratação e possíveis situações de cessão ilegal.
- Jornada de trabalho e pausas: registo da jornada, horas extraordinárias, pausas e desconexão digital.
- Remuneração: cálculo e pagamento de salários, componentes salariais e registo de remuneração.
- Igualdade e não discriminação: seleção, promoção, condições de trabalho e planos de igualdade, quando exigíveis.
- Prevenção do assédio: medidas preventivas, procedimentos de intervenção e formação dos responsáveis.
- Direitos coletivos: informação e consulta à representação legal dos trabalhadores.
- Segurança Social: inscrições, baixas e contribuições.
- Canais de comunicação: receção e gestão de possíveis incumprimentos, com procedimentos e garantias adequados.
- Terceiros: contratantes e subcontratantes cujas práticas laborais possam gerar riscos ou responsabilidades para a empresa principal.
Os limiares legais têm de ser analisados separadamente. Por exemplo, o registo salarial é obrigatório para todas as empresas, enquanto os planos de igualdade são obrigatórios, em geral, a partir de 50 trabalhadores, para além de outros casos previstos na lei.
No que diz respeito às questões LGTBI, o RD 1026/2024 desenvolve as medidas previstas em matéria de igualdade e não discriminação para empresas com mais de 50 trabalhadores, incluindo um protocolo contra o assédio e a violência.
A exposição varia consoante a atividade, a dimensão, o acordo coletivo aplicável, os locais de trabalho e a organização dos serviços. Uma empresa com vários turnos e locais de trabalho terá riscos diferentes de outra com poucos funcionários num único local.
O mapa de riscos deve refletir a forma como a empresa funciona na realidade.
Uma precisão sobre o âmbito: a norma UNE 19604 exclui a prevenção de riscos laborais. Esta matéria tem o seu próprio quadro legal e normas de gestão, como a ISO 45001, embora ambas as áreas possam ser coordenadas.
Como passar dos riscos para um sistema de gestão
Para pôr esta abordagem em prática, junta seis elementos:
- Identificar as obrigações. Determinar quais as leis, convenções e compromissos assumidos que afetam a organização e como é que essa informação se mantém atualizada.
- Avaliar os riscos. Analisar onde pode ocorrer um incumprimento, as suas possíveis consequências e as medidas já existentes.
- Estabelecer controlos. Definir ações concretas: revisões, autorizações, verificações, comunicações ou formação.
- Designar responsáveis. Esclarecer quem executa cada ação, com que frequência e quem supervisiona o resultado.
- Guardar registos. Registar o que foi feito, quando, quem interveio e com que resultado.
- Revisar e melhorar. Verificar a eficácia das medidas e ajustá-las em caso de incidentes ou alterações.
A norma UNE 19604 incorpora uma abordagem baseada nos riscos e nos controlos a eles associados. Esta sequência permite aplicar isso no dia-a-dia.
Por exemplo, se uma inspeção detetar que o registo de horas de trabalho de um centro está incompleto, essa constatação deve dar origem a uma ação com um responsável e um prazo. Depois, é preciso verificar se a ação foi levada a cabo e avaliar se o procedimento precisa de alterações.
Concluir a tarefa é só uma parte do processo. Também é preciso perceber por que é que o problema surgiu e que medidas podem evitar que se repita.
Um exemplo prático: o protocolo de assédio
Imaginemos uma empresa com um protocolo de prevenção e intervenção contra o assédio. Está aprovado e guardado numa pasta partilhada.
No entanto, ninguém consegue confirmar que versão cada pessoa recebeu, se os novos colaboradores o conhecem ou se quem deve intervir sabe como agir.
Eis como esse documento pode transformar-se num processo operacional:
| Passo | Aplicado ao protocolo de assédio |
|---|---|
| Obrigações | Identificar a legislação, a convenção aplicável e os requisitos do procedimento. |
| Riscos | Desconhecimento do protocolo, dificuldades em comunicar situações ou gestão de casos sem as garantias necessárias. |
| Controlos | Divulgar o protocolo, integrá-lo no processo de acolhimento, dar formação a quem intervém e verificar se os canais de comunicação estão disponíveis. |
| Responsáveis | Atribuir a comunicação e a formação; designar as pessoas ou o órgão responsável pela investigação, de acordo com o protocolo; definir a supervisão. |
| Evidências | Versão aprovada, registos de comunicação, formação ministrada e revisões realizadas. |
| Revisão | Avaliar a aplicação do procedimento e melhorar as medidas preventivas com base nos resultados. |
As comunicações recebidas têm de ser tratadas com confidencialidade, garantias para todas as partes e regras de acesso rigorosas. A informação de cada caso tem de se limitar às pessoas autorizadas, de acordo com as suas funções.
Além disso, é aconselhável separar as provas gerais de conformidade — como a comunicação do protocolo ou a formação — da documentação confidencial dos processos.
O resultado: a empresa pode comprovar que o protocolo foi aprovado, foi comunicado e que as pessoas responsáveis receberam formação. Também dispõe de informação para avaliar a sua aplicação e eficácia.
Manter as provas deve ajudar a verificar o processo e a proteger as pessoas.
Quem participa: RH, conformidade e direção
A gestão sociolaboral exige coordenação entre as funções:
- O Departamento de Recursos Humanos conhece e gere os processos de contratação, integração, horário de trabalho, remuneração e relações laborais.
- A função de conformidade supervisiona o sistema e faz o acompanhamento necessário, com autonomia e recursos adequados.
- A direção define prioridades, apoia as políticas e atribui recursos.
- Os quadros intermédios tomam decisões diárias com impacto no trabalho: turnos, horas extraordinárias, licenças ou distribuição do trabalho.
A repartição concreta vai depender de cada organização. Cada processo precisa de um responsável, de um mecanismo de supervisão e de um canal de escalamento. Também é preciso respeitar a participação dos representantes dos trabalhadores, quando for o caso.
Um teste simples permite detetar lacunas: se amanhã surgir um problema, está claro quem deve agir, a quem deve informar e quem vai verificar se foi resolvido?
Como é que a tecnologia pode ajudar
Quando as políticas, os controlos e os registos são geridos através de pastas, e-mails e folhas de cálculo, o acompanhamento pode depender demasiado de pessoas específicas.
Com o crescimento, surgem versões duplicadas, tarefas pendentes que passam despercebidas e dificuldades em reconstituir o que foi feito.
Uma ferramenta adequada facilita:
- Centralizar as políticas e manter o histórico das versões.
- Registar a comunicação e as aprovações, quando for o caso.
- Atribuir controlos e acompanhar a sua execução.
- Associar as ações às respetivas evidências.
- Gerir as comunicações com permissões de acesso e rastreabilidade.
- Consultar as tarefas pendentes e detetar atrasos.
Na Ithikios, entendemos a conformidade operacional como a ligação entre as obrigações da empresa e as ações que permitem geri-las.
A gestão de políticas, controlos e registos, bem como o canal de denúncias, podem apoiar vários processos de um sistema sociolaboral, facilitando a sua organização e acompanhamento.
O software proporciona rastreabilidade. A sua utilidade depende da existência de critérios claros, responsabilidades atribuídas e pessoas que executem e supervisionem os processos.
Por onde começar: um diagnóstico em quatro perguntas
Podes começar por uma área relevante, como o horário de trabalho, a igualdade ou a prevenção do assédio, e responder:
- Que obrigações e compromissos se aplicam?
- Que riscos identificámos?
- Que controlos são implementados e quem é o responsável?
- Que provas permitem verificar isso?
As lacunas costumam assumir três formas: falta uma medida preventiva; o controlo existe, mas ninguém está encarregado de o executar; ou o trabalho é feito sem deixar um registo suficiente.
Prioriza-as de acordo com a importância e transforma o diagnóstico num plano com responsáveis, prazos e acompanhamento. Começar por uma área permite avançar, embora a implementação completa exija abordar o âmbito definido para o sistema.
O objetivo é que a empresa saiba o que deve fazer, o faça e consiga prová-lo.
Na Ithikios, ajudamos-te a organizar políticas, controlos e registos para garantir a continuidade da tua gestão de conformidade. Pede uma demonstração para descobrires como podemos apoiar estes processos com uma gestão centralizada e rastreável.
Perguntas frequentes sobre a norma UNE 19604
É obrigatório implementar a norma UNE 19604?
De um modo geral, a sua adoção é voluntária. O que é obrigatório é cumprir a legislação laboral e de Segurança Social aplicável. Também vale a pena verificar se existem requisitos contratuais específicos para a organização.
A norma UNE 19604 é certificável?
Sim. O sistema pode ser submetido a uma auditoria e certificação independentes. A certificação é opcional: a norma também pode ser utilizada para melhorar a gestão interna.
Qual é a diferença entre a UNE 19604 e a UNE 19601?
A norma UNE 19601 aborda a conformidade penal. A norma UNE 19604 centra-se na conformidade sociolaboral, incluindo obrigações que não têm necessariamente relevância penal. Ambos os sistemas podem ser coordenados, mantendo o seu âmbito específico.
Inclui a prevenção de riscos laborais?
Não. A norma exclui esta matéria, que dispõe do seu próprio quadro jurídico e normas de gestão.
Que relação tem com o canal de denúncias?
A norma UNE 19604 inclui requisitos relacionados com o canal de denúncias. Este pode ajudar a detetar possíveis incumprimentos sociolaborais.
É preciso distinguir essa utilização do âmbito de proteção da Lei n.º 2/2023: nem todas as queixas laborais estão abrangidas por ela. A lei inclui, entre outros casos, possíveis infrações penais ou administrativas graves ou muito graves. Por isso, é preciso coordenar o canal com os procedimentos laborais específicos.
Faz sentido para uma PME?
Sim, adaptando o sistema à sua dimensão, atividade e riscos. A norma foi concebida para poder ser aplicada em organizações de diferentes dimensões.
Quanto tempo demora a implementá-la?
Depende do âmbito e do ponto de partida. Para estimar isso, convém analisar as obrigações, os riscos, os controlos existentes e as evidências disponíveis. Ter políticas aprovadas ajuda, mas também é preciso verificar a sua aplicação e a eficácia do sistema.
*Artigo melhorado com a ajuda da IA.
