Könnten Sie nachweisen, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitsrichtlinien des Unternehmens kennen? Wer überprüft, ob diese eingehalten werden? Wo werden Vorfälle und die ergriffenen Maßnahmen dokumentiert?
Viele Organisationen verfügen über Protokolle, Richtlinien und Verfahren. Die Schwierigkeit liegt jedoch darin, diese auf dem neuesten Stand zu halten, Änderungen zu kommunizieren, Verantwortliche zu benennen und deren Umsetzung zu überprüfen.
Eine Richtlinie kann verabschiedet worden sein, ohne dass ein Großteil der Belegschaft davon Kenntnis hat. Eine Schulung kann durchgeführt worden sein, ohne dass es darüber zuverlässige Aufzeichnungen gibt. Eine Kontrollmaßnahme kann in einem Dokument aufgeführt sein, ohne dass jemand weiß, wann sie durchgeführt werden soll.
Die Einhaltung sozialer und arbeitsrechtlicher Vorschriften erfordert Kontinuität: verantwortliche Personen, festgelegte Prozesse und Nachweise über die durchgeführten Maßnahmen. Die Norm UNE 19604 bietet einen Rahmen für die Organisation dieser Arbeit.
Was ist die Norm UNE 19604 und wozu dient sie?
Die Norm UNE 19604:2023, „Managementsysteme für die Einhaltung sozialer und arbeitsrechtlicher Vorschriften. Anforderungen mit Anwendungshinweisen“, ist eine spanische Norm, die Anforderungen und Leitlinien für die Entwicklung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Managementsystems zur Einhaltung sozialer und arbeitsrechtlicher Vorschriften festlegt.
Sein Zweck besteht darin, zur Vorbeugung und Bewältigung von Compliance-Risiken beizutragen und eine Compliance-Kultur innerhalb der Organisation zu fördern.
In der Praxis hilft es dabei, vier Fragen zu beantworten:
- Welche Pflichten und Verpflichtungen hat das Unternehmen?
- Wo kann es zu einem Verstoß kommen?
- Welche Maßnahmen gibt es, um dies zu verhindern?
- Wie lässt sich überprüfen, ob diese Maßnahmen funktionieren?
Es ist sinnvoll, drei Aspekte zu unterscheiden:
- Einhaltung der arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften: Dies ist verpflichtend, unabhängig davon, ob die Norm übernommen wird oder nicht.
- Einführung eines auf der Norm UNE 19604 basierenden Systems: Dies ist grundsätzlich freiwillig und ermöglicht die Organisation des Compliance-Managements.
- Zertifizierung des Systems: Hierbei handelt es sich um eine unabhängige und optionale Bewertung der Konformität mit den Anforderungen der Norm.
Das Unternehmen kann diesen Rahmen nutzen, um seine interne Verwaltung zu verbessern, ohne eine Zertifizierung anzustreben. Es kann sich auch dafür entscheiden, das System zertifizieren zu lassen, wenn es eine externe Bewertung seiner Funktionsweise vorlegen möchte.
Die Norm UNE 19604 lässt sich mit anderen Compliance-Systemen koordinieren, beispielsweise mit solchen, die auf ISO 37301 oder UNE 19601 basieren. Dies ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Management- und Überwachungsprozessen unter Beibehaltung des jeweiligen spezifischen Anwendungsbereichs.
Welche sozial- und arbeitsrechtlichen Risiken muss ein Unternehmen berücksichtigen?
Der erste Schritt besteht darin, die geltenden Verpflichtungen sowie die Situationen zu identifizieren, die deren Einhaltung erschweren könnten. Für eine erste Bestandsaufnahme sollten folgende Bereiche überprüft werden:
- Beschäftigungsverhältnisse: Vertragsformen, Probezeiten, Untervergabe und mögliche Fälle unzulässiger Arbeitnehmerüberlassung.
- Arbeitszeit und Pausen: Arbeitszeiterfassung, Überstunden, Pausen und digitale Auszeit.
- Vergütung: Berechnung und Auszahlung von Löhnen, Vergütungsbestandteile und Vergütungsaufzeichnungen.
- Gleichstellung und Nichtdiskriminierung: Auswahlverfahren, Beförderung, Arbeitsbedingungen und Gleichstellungspläne, sofern diese vorgeschrieben sind.
- Prävention von Belästigung: Präventivmaßnahmen, Vorgehensweisen und Schulung der verantwortlichen Personen.
- Kollektive Rechte: Unterrichtung und Anhörung der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung.
- Sozialversicherung: An- und Abmeldungen sowie Beitragszahlungen.
- Kommunikationswege: Entgegennahme und Bearbeitung möglicher Verstöße unter Einhaltung geeigneter Verfahren und Garantien.
- Dritte: Auftragnehmer und Subunternehmer, deren Arbeitspraktiken Risiken oder Haftungsrisiken für das Hauptunternehmen mit sich bringen können.
Die gesetzlichen Schwellenwerte müssen gesondert geprüft werden. So ist beispielsweise die Führung eines Vergütungsregisters für alle Unternehmen vorgeschrieben, während Gleichstellungspläne generell ab 50 Beschäftigten sowie in weiteren gesetzlich vorgesehenen Fällen verpflichtend sind.
Im Bereich LGTBI konkretisiert der Königliche Erlass 1026/2024 die geplanten Maßnahmen zur Gleichstellung und Nichtdiskriminierung für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, einschließlich eines Leitfadens zum Umgang mit Belästigung und Gewalt.
Das Risiko variiert je nach Tätigkeit, Größe, geltendem Tarifvertrag, Arbeitsstätten und der Organisation der Dienstleistungen. Ein Unternehmen mit mehreren Schichten und Standorten weist andere Risiken auf als ein Unternehmen mit einer kleinen Belegschaft an einem einzigen Standort.
Die Risikokarte muss widerspiegeln, wie das Unternehmen tatsächlich funktioniert.
Eine Präzisierung zum Geltungsbereich: Die Norm UNE 19604 schließt die Prävention von Arbeitsrisiken aus. Für diesen Bereich gelten eigene rechtliche Rahmenbedingungen und Managementstandards wie die ISO 45001, wobei beide Bereiche jedoch aufeinander abgestimmt werden können.
Wie man von den Risiken zu einem Managementsystem gelangt
Um den Ansatz in die Praxis umzusetzen, verknüpfen Sie sechs Elemente miteinander:
- Verpflichtungen ermitteln. Feststellen, welche Gesetze, Vereinbarungen und eingegangenen Verpflichtungen die Organisation betreffen und wie diese Informationen auf dem neuesten Stand gehalten werden.
- Risiken bewerten. Analysieren Sie, wo es zu Verstößen kommen kann, welche möglichen Folgen diese haben und welche Maßnahmen bereits bestehen.
- Kontrollen einrichten. Konkrete Maßnahmen festlegen: Überprüfungen, Genehmigungen, Kontrollen, Mitteilungen oder Schulungen.
- Verantwortliche benennen. Klären, wer welche Maßnahme durchführt, in welchen Abständen dies geschieht und wer das Ergebnis überwacht.
- Nachweise aufbewahren. Festhalten, was wann getan wurde, wer daran beteiligt war und mit welchem Ergebnis.
- Überprüfen und verbessern. Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahmen und passen Sie diese bei Vorfällen oder Änderungen an.
Die Norm UNE 19604 sieht einen risikobasierten Ansatz und damit verbundene Kontrollmaßnahmen vor. Diese Vorgehensweise ermöglicht die Umsetzung in die tägliche Arbeit.
Wenn beispielsweise bei einer Überprüfung festgestellt wird, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen einer Einrichtung unvollständig sind, muss dieser Befund zu einer Maßnahme mit einem Verantwortlichen und einer Frist führen. Anschließend muss die Umsetzung überprüft und bewertet werden, ob das Verfahren angepasst werden muss.
Den Vorgang abzuschließen, ist nur ein Teil des Prozesses. Es muss auch geklärt werden, warum das Problem aufgetreten ist und welche Maßnahmen eine Wiederholung verhindern können.
Ein praktisches Beispiel: das Protokoll zum Umgang mit Belästigung
Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das über ein Protokoll zur Prävention und zum Umgang mit Belästigung verfügt. Es ist genehmigt und in einem gemeinsamen Ordner gespeichert.
Allerdings kann niemand bestätigen, welche Version jede einzelne Person erhalten hat, ob neue Mitarbeiter damit vertraut sind oder ob diejenigen, die eingreifen müssen, wissen, wie sie vorgehen sollen.
So lässt sich dieses Dokument in einen operativen Prozess umsetzen:
| Schritt | Anwendung auf das Protokoll zur Bekämpfung von Belästigung |
|---|---|
| Verpflichtungen | Ermittlung der geltenden Vorschriften, der anwendbaren Vereinbarung und der Anforderungen des Verfahrens. |
| Risiken | Unkenntnis des Protokolls, Schwierigkeiten bei der Meldung von Vorfällen oder die Bearbeitung von Fällen ohne die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen. |
| Kontrollmaßnahmen | Das Protokoll bekannt machen, es in den Einarbeitungsprozess integrieren, die beteiligten Personen schulen und sicherstellen, dass die Kommunikationswege verfügbar sind. |
| Verantwortliche | Zuweisung der Aufgaben im Bereich Kommunikation und Schulung; Benennung der Personen oder des Untersuchungsgremiums gemäß dem Protokoll; Festlegung der Aufsicht. |
| Nachweise | Genehmigte Fassung, Kommunikationsprotokolle, durchgeführte Schulungen und durchgeführte Überprüfungen. |
| Überprüfung | Die Umsetzung des Verfahrens bewerten und die Präventivmaßnahmen auf der Grundlage der Ergebnisse verbessern. |
Die eingegangenen Mitteilungen müssen vertraulich behandelt werden, wobei die Rechte aller Beteiligten gewahrt und strenge Zugangsregeln eingehalten werden müssen. Der Zugriff auf die Informationen zu jedem einzelnen Fall ist auf die Personen zu beschränken, die aufgrund ihrer Funktion dazu befugt sind.
Darüber hinaus ist es ratsam, allgemeine Nachweise zur Einhaltung der Vorschriften – wie die Bekanntgabe des Protokolls oder Schulungen – von den vertraulichen Unterlagen der Akten zu trennen.
Das Ergebnis: Das Unternehmen kann nachweisen, dass das Protokoll genehmigt und kommuniziert wurde und die verantwortlichen Personen geschult wurden. Zudem verfügt es über Informationen zur Bewertung der Umsetzung und Wirksamkeit.
Die Aufbewahrung von Nachweisen soll dazu dienen, den Prozess zu überprüfen und die Personen zu schützen.
Beteiligte: Personalabteilung, Compliance und Geschäftsleitung
Das Sozial- und Arbeitsmanagement erfordert eine Abstimmung zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen:
- Die Personalabteilung ist für die Prozesse in den Bereichen Einstellung, Einarbeitung, Arbeitszeit, Vergütung und Arbeitsbeziehungen zuständig und verwaltet diese.
- Die Compliance-Abteilung überwacht das System und führt die entsprechenden Kontrollen durch, wobei sie über die erforderliche Autonomie und angemessene Ressourcen verfügt.
- Die Geschäftsleitung legt Prioritäten fest, unterstützt die Richtlinien und weist Ressourcen zu.
- Die mittlere Führungsebene trifft tägliche Entscheidungen mit Auswirkungen auf die Arbeitsverhältnisse: Schichtpläne, Überstunden, Freistellungen oder die Arbeitsverteilung.
Die konkrete Aufteilung hängt von der jeweiligen Organisation ab. Jeder Prozess benötigt einen Verantwortlichen, einen Überwachungsmechanismus und einen Eskalationsweg. Gegebenenfalls ist auch die Beteiligung der Arbeitnehmervertretung zu gewährleisten.
Ein einfacher Test hilft, Lücken aufzudecken: Wenn morgen ein Vorfall auftritt – ist dann klar, wer handeln muss, wem er Bericht erstatten muss und wer die Lösung überprüfen wird?
Wie Technologie helfen kann
Wenn Richtlinien, Kontrollen und Nachweise über Ordner, E-Mails und Tabellenkalkulationen verwaltet werden, kann die Nachverfolgung zu stark von bestimmten Personen abhängig sein.
Mit zunehmendem Umfang entstehen doppelte Versionen, unbeachtete ausstehende Aufgaben und Schwierigkeiten, den bisherigen Arbeitsverlauf nachzuvollziehen.
Ein geeignetes Tool erleichtert:
- Richtlinien zentralisieren und deren Versionshistorie aufbewahren.
- Erfassen Sie Ihre Kommunikation und gegebenenfalls die Bestätigungen.
- Kontrollen zuweisen und deren Umsetzung überwachen.
- Maßnahmen mit den entsprechenden Belegen verknüpfen.
- Verwalten Sie die Kommunikation mit Zugriffsberechtigungen und Rückverfolgbarkeit.
- Ausstehende Aufgaben einsehen und Verzögerungen erkennen.
Bei Ithikios verstehen wir operative Compliance als die Verbindung zwischen den Verpflichtungen des Unternehmens und den Maßnahmen, die deren Umsetzung ermöglichen.
Das Management von Richtlinien, Kontrollen und Nachweisen sowie das Meldesystem können verschiedene Prozesse eines Sozial- und Arbeitsmanagementsystems unterstützen und deren Organisation und Nachverfolgung erleichtern.
Die Software sorgt für Rückverfolgbarkeit. Ihr Nutzen hängt davon ab, dass klare Kriterien, zugewiesene Verantwortlichkeiten sowie Personen vorhanden sind, die die Prozesse umsetzen und überwachen.
Wo Sie beginnen sollten: Eine Bestandsaufnahme anhand von vier Fragen
Sie können mit einem relevanten Bereich beginnen, wie beispielsweise Arbeitszeit, Gleichstellung oder Prävention von Belästigung, und folgende Fragen beantworten:
- Welche Verpflichtungen und Zusagen gelten?
- Welche Risiken haben wir identifiziert?
- Welche Kontrollmaßnahmen werden durchgeführt und wer ist dafür verantwortlich?
- Anhand welcher Nachweise lässt sich dies überprüfen?
Mängel treten in der Regel in drei Formen auf: Es fehlt eine Präventivmaßnahme; die Kontrolle ist zwar vorhanden, aber niemand ist mit deren Durchführung betraut; oder die Arbeit wird ausgeführt, ohne dass eine ausreichende Dokumentation hinterlassen wird.
Ordnen Sie diese nach ihrer Wichtigkeit und wandeln Sie die Bestandsaufnahme in einen Plan mit Verantwortlichen, Fristen und Nachverfolgung um. Der Einstieg in einen Bereich ermöglicht bereits Fortschritte, auch wenn die vollständige Umsetzung die Berücksichtigung des für das System definierten Umfangs erfordert.
Das Ziel besteht darin, dass das Unternehmen weiß, was zu tun ist, dies umsetzt und nachweisen kann.
Bei Ithikios unterstützen wir Sie bei der Organisation von Richtlinien, Kontrollen und Nachweisen, um die Kontinuität Ihres Compliance-Managements zu gewährleisten. Fordern Sie eine Demo an, um zu erfahren, wie Sie diese Prozesse durch ein zentralisiertes und nachvollziehbares Management unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen zur UNE 19604
Ist die Umsetzung der Norm UNE 19604 verpflichtend?
Grundsätzlich ist die Einführung freiwillig. Verbindlich ist die Einhaltung der geltenden arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Es empfiehlt sich zudem zu prüfen, ob für das Unternehmen spezifische vertragliche Anforderungen bestehen.
Ist die UNE 19604 zertifizierbar?
Ja. Das System kann einem unabhängigen Audit und einer Zertifizierung unterzogen werden. Die Zertifizierung ist optional: Die Norm kann auch zur Verbesserung des internen Managements genutzt werden.
Worin besteht der Unterschied zwischen der UNE 19604 und der UNE 19601?
Die Norm UNE 19601 befasst sich mit der strafrechtlichen Compliance. Die Norm UNE 19604 konzentriert sich auf die sozial- und arbeitsrechtliche Compliance, einschließlich Verpflichtungen, die nicht unbedingt strafrechtliche Relevanz haben. Beide Systeme können aufeinander abgestimmt werden, wobei ihr jeweiliger spezifischer Anwendungsbereich erhalten bleibt.
Umfasst die Norm auch die Prävention von Arbeitsrisiken?
Nein. Die Norm schließt diesen Bereich aus, für den es einen eigenen Rechtsrahmen und eigene Managementstandards gibt.
In welchem Zusammenhang steht sie mit dem Meldesystem?
Die Norm UNE 19604 enthält Anforderungen in Bezug auf den Meldekanal. Dieser kann dazu beitragen, mögliche Verstöße gegen sozial- und arbeitsrechtliche Vorschriften aufzudecken.
Diese Nutzung ist vom Schutzbereich des Gesetzes 2/2023 zu unterscheiden: Nicht jede arbeitsrechtliche Beschwerde fällt darunter. Das Gesetz umfasst unter anderem mögliche schwere oder sehr schwere straf- oder verwaltungsrechtliche Verstöße. Daher ist es erforderlich, den Kanal mit den spezifischen arbeitsrechtlichen Verfahren abzustimmen.
Ist dies für ein KMU sinnvoll?
Ja, sofern das System an die Größe, die Tätigkeit und die Risiken des Unternehmens angepasst wird. Die Vorschrift wurde so konzipiert, dass sie in Organisationen unterschiedlicher Größe angewendet werden kann.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Umfang und vom Ausgangspunkt ab. Um dies abzuschätzen, sollten die Verpflichtungen, Risiken, bestehenden Kontrollmechanismen und verfügbaren Nachweise überprüft werden. Verabschiedete Richtlinien sind hilfreich, doch es muss auch deren Umsetzung und die Wirksamkeit des Systems überprüft werden.
*Dieser Artikel wurde mithilfe von KI optimiert.
