Que ce soit du domaine des achats, de l’informatique ou directement de la conformité, il est souvent difficile de définir la liste des exigences de base auxquelles doit répondre un canal éthique ou de réclamations que nous souhaitons intégrer à notre organisation. Nous avons créé une liste de contrôle de base pour la sélection d’un logiciel de canal d’éthique/de dénonciation qui peut aider l’équipe qui doit rechercher un produit souvent inconnu.
À de nombreuses reprises, un canal de réclamation est lancé par e-mail et, afin de se conformer à la réglementation, un produit du marché est recherché. Dans cet autre article, nous avons déjà commenté les différentes alternatives pour mettre en place un canal de réclamations .
Les responsables des achats, en particulier ceux de l’informatique, doivent prendre en compte de nombreux facteurs afin de mener à bien un bon processus d’achat de nouveaux logiciels. Pour vous aider, dans le cas précis d’un canal éthique / solution/logiciel de canal de signalement, nous avons préparé une check-list ou des éléments clés à prendre en compte lors du choix d’un canal de signalement.
Un canal de plainte / canal éthique / canal de dénonciation est une solution qui a généralement un usage restreint, mais lors de la gestion d’informations pouvant avoir un fort impact sur l’organisation, elle doit être très robuste en termes de sécurité et de confidentialité de l’information.
Liste de contrôle de base pour sélectionner un logiciel de canal de dénonciation
FONCTIONNALITÉ DE BASE
- Configuration d’un canal à l’image de l’entreprise qui véhicule professionnalisme et image de marque.
- Configuration du système sans besoin de programmation.
- Personnalisation des catégories.
- Flux de gestion des communications. Qui peut faire quoi.
- Avertissements et notifications.
- Aide à respecter les délais définis.
- Gestion des utilisateurs.
- Audit, traçabilité et preuve.
- Communication anonyme avec dénonciateur.
- Gestion des besoins des différents canaux de réclamation de manière unifiée.
- Confidentialité de la configuration réglementaire, confidentialité et protection des données.
FONCTIONNALITÉ AVANCÉE
- Certificats / Horodatage.
- Accédez à l’application. Évaluez si cela a du sens pour le type de fonctionnalité.
- Anonymisation intelligente du contenu.
- Traduction du contenu de la communication.
- Possibilité d’intégration avec LDAP/entreprise Active Directory.
- API d’intégration.
MODÈLE DE LICENCE
- Il existe des solutions dans le cloud et d’autres installées chez le client.
- En raison du type d’informations et de services fournis, il s’agit de logiciels qui peuvent généralement être contractés en mode service/saas.
- Évaluez s’il est judicieux d’utiliser un système open source.
MODÈLE DE COÛT
- Frais de personnel.
- Coûts pour les utilisateurs de gestion interne.
- Coûts par volume de facturation.
- Coûts par nombre de filiales.
- Coûts par nombre de canaux.
- Coûts cachés, par exemple en utilisant une source ouverte.
SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
- Mesures de sécurité dans la conception de la solution. Cryptage des données, protection des accès, canaux sécurisés,…
- Respect de la loi sur la protection des données.
- Dans le cas de solutions cloud/saas, emplacement du service.
- Certifications de sécurité de l’information, recommandées, non essentielles.
- Langue de l’équipe d’assistance et de mise en œuvre.
- Systèmes de prévention des cyberattaques.
NORMATIF
- Répond aux exigences de la directive européenne 2019/1937
- Conforme à la loi sur la protection des données
- Prend en charge l’anonymat pour la gestion des plaintes
PRESTATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Assistance à la mise en œuvre ou libre-service.
- Est-il nécessaire d’externaliser la fonction de gestion des réclamations ?
- Faut-il définir un code éthique ?
- Vous souhaitez mettre en place un plan de conformité ?
Dans cette dernière section, nous voulons souligner qu’il convient de différencier la plateforme technologique de l’opérateur/consultant conformité qui pourrait la gérer, pour garantir l’indépendance et pouvoir changer de technologie ou d’opérateur, si à tout moment l’un des deux le fait pas travailler ensemble forme appropriée. Les avocats/consultants sont des experts dans la gestion des plaintes, des technologues dans la fourniture d’outils adéquats pour résoudre un besoin.
Il y a sûrement plus de critères ou d’éléments d’évaluation, mais nous pensons que ce sont les plus importants pour décider quelle solution mettre en œuvre dans notre organisation.
Et rappelez-vous toujours le critère d’une solution suffisante pour le besoin que nous couvrons. En général, il n’est pas conseillé de payer plus pour quelque chose qui n’est pas nécessaire.
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