Lista di controllo di base per la selezione di un software per il canale dei reclami

Sia dall’area acquisti, dall’IT o direttamente dalla compliance, molte volte, è difficile definire l’elenco di base dei requisiti che un canale etico o di reclamo deve soddisfare e che vogliamo incorporare nella nostra organizzazione. Abbiamo creato una Checklist di base per la selezione di un software di whistleblower/canale etico che possa aiutare il team che deve ricercare un prodotto spesso sconosciuto.

In molte occasioni, fanno parte di un canale per i reclami via e-mail e, per rispettare le normative, si cerca un prodotto di mercato. In questo altro post abbiamo già commentato le diverse alternative per implementare un canale di reclamo .

I responsabili degli acquisti, in particolare quelli dell’IT, devono tenere conto di molti fattori per poter svolgere un buon processo di acquisto di un nuovo software. Per aiutarti, nel caso specifico di una soluzione/software di canale etico/canale di reclamo, abbiamo preparato una lista di controllo o elementi chiave che dovrebbero essere considerati quando si seleziona un canale di reclamo.

Un canale reclami/canale etico/canale whistleblower è una soluzione che generalmente ha un utilizzo limitato, ma quando si gestiscono informazioni che possono avere un forte impatto sull’organizzazione, deve essere molto robusto a livello di sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Lista di controllo di base per la selezione di un software per il canale dei reclami

FUNZIONALITÀ DI BASE

  • Configurazione di un canale con il look dell’azienda che trasmette professionalità e immagine di marca.
  • Configurazione del sistema senza programmazione.
  • Personalizzazione delle categorie.
  • Flussi di gestione delle comunicazioni. Chi può fare cosa.
  • Avvisi e notifiche.
  • Aiuta a rispettare le scadenze definite.
  • Gestione utenti.
  • Audit, tracciabilità ed evidenza.
  • Comunicazione anonima con il whistleblower.
  • Gestione in modo unificato delle diverse esigenze dei canali di reporting.
  • Impostazioni normative privacy, riservatezza e protezione dei dati.

FUNZIONALITÀ AVANZATA

  • Certificati / Marca temporale.
  • Accedi all’app. Valuta se ha senso per il tipo di funzionalità.
  • Anonimizzazione intelligente dei contenuti.
  • Traduzione dei contenuti della comunicazione.
  • Possibilità di integrazione con LDAP / Active Directory aziendale.
  • API di integrazione.

MODELLO DI LICENZA

  • Ci sono soluzioni in cloud e altre installate a casa del cliente.
  • A causa del tipo di informazioni e servizio fornito, è un software che può essere tipicamente contratto in modalità servizio / saas.
  • Valuta se ha senso utilizzare un sistema open source.

MODELLO DI COSTO

  • Costi per dipendente.
  • Gestione costi utenti interni.
  • Costi per volume di fatturazione.
  • Costi per numero di società controllate.
  • Costi per numero di canali.
  • Costi nascosti, ad esempio utilizzando un open source.

SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

  • Misure di sicurezza nella progettazione della soluzione. Crittografia dei dati, protezione dell’accesso, canali sicuri, …
  • Conformità alla legge sulla protezione dei dati.
  • In caso di soluzioni cloud/saas, localizzazione del servizio.
  • Certificazioni per la sicurezza delle informazioni, consigliate, non indispensabili.
  • Lingua del team di supporto e implementazione.
  • Sistemi di prevenzione degli attacchi informatici.

NORMATIVO

  • Soddisfa i requisiti del Direttiva Europea 2019/1937
  • Rispettare la legge sulla protezione dei dati
  • Supporta l’anonimato per la gestione dei reclami

SERVIZI COMPLEMENTARI

  • Supporto nell’implementazione o self-service.
  • È necessario esternalizzare la funzione di gestione dei reclami?
  • È necessario definire un codice etico?
  • Vuoi implementare un piano di compliance?

In quest’ultima sezione si vuole sottolineare che la piattaforma tecnologica dell’operatore/consulente di compliance che potrebbe gestirla dovrebbe essere differenziata, per garantire l’indipendenza e poter cambiare la tecnologia o l’operatore, se in qualsiasi momento uno dei due lo fa non funziona come forma appropriata. Avvocati/consulenti sono esperti nella gestione dei reclami, tecnologi nel fornire strumenti adeguati per risolvere un bisogno.

Sicuramente ci sono più criteri o elementi di valutazione, ma crediamo che questi siano i più importanti quando si decide quale soluzione implementare nella nostra organizzazione.

E ricorda sempre i criteri di una soluzione sufficiente per il bisogno che stiamo coprendo. In generale, non è consigliabile pagare di più, per qualcosa che non è necessario.

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