Vous devez mettre en place le canal des réclamations ou le canal éthique de votre organisation et vous ne savez pas quelle stratégie suivre ? Vous recherchez le meilleur canal de signalement à mettre en place dans votre organisation ? Avez-vous besoin d’aide pour mettre en place un canal de signalement adapté à votre organisation?
Dans cet article, nous essaierons de répondre à ces questions et à d’autres concernant la mise en place d’un canal de signalement dans votre entreprise, qui, comme vous le savez sûrement, sera bientôt obligatoire pour toutes les entreprises qui ont un chiffre d’affaires supérieur à 10 millions d’euros ou qui ont 50 ou plusieurs salariés selon la directive européenne 2019/1937 qui sera bientôt transposée en Espagne.
Quelle est la meilleure stratégie pour mettre en place un canal de signalement/éthique?
Il n’y a pas de réponse unique, cela dépend de nombreux facteurs. Toutes les solutions ne sont pas optimales pour n’importe quel scénario. Certains seront hors budget, d’autres seront trop complexes ou simples et selon l’organisation il faudra mettre davantage l’accent sur tel ou tel aspect. Il existe différents critères de prise de décision.
Le premier est sûrement la taille de l’entreprise et liée à cela les volumes d’informations gérées et l’équipe qui fournira le support. La mise en place d’un canal pour une banque n’est pas la même chose que pour une petite PME de 300 salariés. Tant dans le volume de plaintes que dans la complexité de mise en œuvre/taille de l’organisation, la variabilité est très grande. La base du besoin est la même, mais la complexité de gestion et de configuration est très différente. Il existe des solutions conçues pour les grandes entreprises, et d’autres moins configurables conçues pour les PME. L’objectif est de répondre au besoin de la manière la plus efficace (coûts, sécurité, simplicité,…) pour l’organisation. Des solutions conçues pour les grandes organisations difficilement adaptées aux PME et vice versa.
Ce qui doit être clair, c’est que différents aspects juridiques de la confidentialité, de l’anonymat et du respect de la LOPD doivent être respectés. En ce sens, il faut être prudent en mettant en place des solutions rapides comme un e-mail ou votre propre formulaire sur le web. Apparemment, nous créons un canal de réclamations, mais nous ne respectons pas les réglementations qui nous obligent à le mettre en œuvre. Alors, attention à ce point, il faut chercher une solution conforme à la réglementation, notamment confidentialité, anonymat et respect de la LOPD.
Quel est le meilleur canal de signalement/éthique?
Il n’y a pas non plus de réponse fermée à cette question. Chaque logiciel, chaque solution a ses forces et ses faiblesses. Pour nous, la solution optimale est celle qui a été conçue pour respecter strictement la réglementation, mais qui est en même temps conçue dans une clé utilisateur. L’objectif est de faciliter la vie des utilisateurs internes et externes.
Ces derniers temps, certains canaux de plainte sont apparus qui sont mis en œuvre avec une application. Nous l’avons considéré au moment de la conception d’ithikios, et l’avons initialement rejeté. Les applications nécessitent un téléchargement et une installation sur un appareil mobile. Ce point invalide l’éventuelle plainte anonyme, ou du moins devrait générer un acte de foi de la part du plaignant. Si nous mettons en place un canal pour que toute personne liée à l’entreprise puisse facilement déposer une plainte en toute tranquillité d’esprit. L’application n’est certainement pas l’option qui génère le maximum de confiance.
Les applications qui sont sur le marché depuis plus longtemps peuvent sembler plus fiables. Mais ils sont sûrement conçus avec des architectures anciennes et avec peu d’orientation utilisateur. Puisque nous devons implémenter le canal, son utilisation doit être conviviale et efficace.
Quoi cela devrait avez-vous un bon canal de signalement/éthique?
Bien entendu, toute solution de cette catégorie doit disposer des fonctionnalités minimales requises par la réglementation, à savoir:
- Sécurité et conformité LOPD.
- Canal de communication anonyme bidirectionnel avec le plaignant.
- Workflow interne pour aider à la gestion de la plainte.
- Gestion des preuves.
- Contrôle d’accès et utilisateurs par profils.
Aux éléments de base, il faut ajouter les différentiels. Pour nous ce sont :
- Faciliter le libre-service pour réduire les coûts. Libre-service du plaignant et des gestionnaires de canaux.
- Gestionnaire de tâches, alarmes et autres aides pour garantir facilement le respect des délais requis.
- Simplicité pour la création et la configuration du canal.
- Accélérateurs de gestion
- Conception centrée sur l’utilisateur.
Chez ithikios, nous avons développé un canal de signalement très facile à mettre en œuvre, simple à configurer et flexible. Nous nous concentrons sur les PME et notre solution est conçue pour elles. Nous ne dirons pas que c’est le meilleur canal de plainte, mais c’est un canal de plainte moderne conçu pour que les utilisateurs n’aient pas à se soucier de la technologie. Si vous souhaitez voir une démo d’ithikios, vous pouvez la demander ici . Si vous préférez, vous pouvez l’essayer gratuitement à partir d’ici .
